Doanh nghiệp xây lắp hiện đại kiểm soát khối lượng, chi phí và thay đổi như thế nào – mà không làm phức tạp công việc hằng ngày?

Kiểm soát không đến từ việc làm nhiều hơn

Khi thay đổi khối lượng ngày càng nhiều, phản ứng quen thuộc của nhiều ban dự án là:

• Thêm file Excel
• Thêm bước kiểm tra thủ công
• Thêm họp
• Thêm nỗ lực phối hợp

Trớ trêu là cách này thường dẫn tới kết quả ngược lại.

Càng làm nhiều, bức tranh tổng thể càng mờ. Quyết định chậm hơn, rủi ro xuất hiện muộn hơn.

Các doanh nghiệp xây lắp hiện đại đang dần nhận ra:

Kiểm soát không đến từ việc làm nhiều hơn, mà đến từ cách làm có hệ thống.

Tham khảo thêm nội dung của IBOM:

Vì sao thay đổi khối lượng mất kiểm soát khi dự án xây lắp mở rộng quy mô?

“Kiểm soát có hệ thống” thực chất là gì?

kiểm soát có hệ thống không đồng nghĩa với quy trình cứng nhắc hay phần mềm phức tạp.

Về bản chất, nó bao gồm ba yếu tố:

1. Dữ liệu khối lượng có cấu trúc – được tổ chức, quản lý phiên bản và truy vết rõ ràng
2. Thông tin được liên kết – khối lượng gắn với chi phí, mua sắm và hợp đồng
3. Nhìn thấy tác động sớm – trước khi chi phí bị “khóa”

Khi ba yếu tố này có mặt, kiểm soát trở thành kết quả tự nhiên của công việc hằng ngày.

Vì sao sự đơn giản quan trọng hơn tính năng?

Một lý do khiến nhiều nỗ lực số hóa thất bại là vì quá phức tạp.

Hệ thống được triển khai với ý tốt, nhưng đòi hỏi: – Nhập liệu nhiều – Vai trò chuyên biệt – Quy trình song song với Excel

Kết quả là người dùng quay lại cách làm cũ.

Các giải pháp hiện đại tiếp cận theo hướng khác:

Hệ thống phải phù hợp với cách làm hiện tại của ban dự án – không buộc họ thay đổi hoàn toàn.

Sự đơn giản không phải là hạn chế, mà là điều kiện để áp dụng thành công.

Các đội dự án làm tốt đang quản lý thế nào?

Những đội dự án giữ được kiểm soát khi quy mô tăng thường có điểm chung:

• Khối lượng được xem là nền tảng chung cho nhiều bộ phận
• Thay đổi được ghi nhận một lần, sử dụng xuyên suốt
• Tác động chi phí được nhìn thấy sớm
• Quyết định dựa trên dữ liệu nhất quán, cập nhật

Họ không loại bỏ thay đổi – họ loại bỏ sự bất ngờ.

Từ kiểm soát bị động sang quản lý chủ động

Khi có hệ thống phù hợp, ban dự án không còn chạy theo xử lý hậu quả.

Thay vì hỏi: – “Sao chi phí đã phát sinh rồi?”

Họ bắt đầu hỏi: – “Nếu duyệt thay đổi này, tác động sẽ là gì?”

Sự chuyển dịch này giúp nâng cao chất lượng quyết định và bảo vệ biên lợi nhuận dự án.

Một lợi thế cạnh tranh thầm lặng

Trong bối cảnh dự án ngày càng lớn và phức tạp, khả năng kiểm soát khối lượng và chi phí một cách bài bản đang trở thành lợi thế cạnh tranh.

Không ồn ào, không phô trương – nhưng giúp doanh nghiệp: – Phản ứng nhanh hơn – Ra quyết định tự tin hơn – Dự báo và kiểm soát kết quả tốt hơn

Trong xây lắp, khả năng dự đoán chính là sức mạnh.

Nhìn về phía trước

Ở bài tiếp theo của IBOM, chúng ta sẽ bàn về cách triển khai kiểm soát khối lượng dựa trên hệ thống một cách từng bước – không làm gián đoạn dự án đang chạy, cũng không gây quá tải cho ban dự án.

Kiểm soát hiện đại không phải là thay đổi con người, mà là trao cho họ một cấu trúc tốt hơn để làm việc.