Backlog xây dựng là gì? Mẹo quản lý và đo lường hiệu quả

Trong ngành xây dựng, việc đảm bảo tiến độ và chất lượng thi công luôn là ưu tiên hàng đầu của chủ đầu tư và nhà thầu. Tuy nhiên, thực tế triển khai dự án thường gặp nhiều khó khăn khiến khối lượng công việc chưa hoàn thành – hay còn gọi là backlog xây dựng – ngày càng gia tăng. Việc quản lý backlog hiệu quả không chỉ giúp tối ưu hóa nguồn lực mà còn hạn chế rủi ro chậm tiến độ, tăng chi phí và ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp. Vậy backlog xây dựng là gì? Làm thế nào để kiểm soát và xử lý backlog trong quá trình quản lý dự án?

I. Backlog xây dựng là gì?

Backlog xây dựng là thuật ngữ dùng để chỉ tổng khối lượng công việc mà một công ty xây dựng đã ký hợp đồng nhưng chưa hoàn thành. Đây là những dự án đã được lên kế hoạch và đưa vào danh sách thực hiện, nhưng vẫn còn một phần công việc chưa hoàn tất. Backlog không chỉ phản ánh số lượng công việc còn lại, mà còn là một công cụ hữu ích giúp các nhà thầu xác định rõ hơn về cam kết trong tương lai và khả năng thực hiện các dự án mới.

Ý nghĩa của Backlog xây dựng

Phản ánh cam kết trong tương lai

Backlog xây dựng chính là dấu hiệu cho thấy cam kết mà công ty xây dựng đã thực hiện với khách hàng trong tương lai. Khi có một lượng backlog ổn định, nhà thầu có thể dự đoán được lượng công việc và doanh thu sẽ có trong một khoảng thời gian nhất định, từ đó lên kế hoạch tài chính và nhân sự hiệu quả hơn.

Giúp nhà thầu định hình chiến lược đấu thầu

Backlog là một yếu tố quan trọng trong chiến lược đấu thầu của các nhà thầu. Việc biết được khối lượng công việc hiện có trong backlog giúp nhà thầu đánh giá khả năng tiếp nhận thêm các dự án mới và đưa ra quyết định đấu thầu hợp lý. Nếu backlog quá lớn, nhà thầu có thể không đủ năng lực để nhận thêm công việc, ngược lại, nếu backlog quá ít, họ có thể tận dụng cơ hội để nhận thêm dự án.

Đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch phát triển kinh doanh

Backlog xây dựng cũng đóng vai trò quan trọng trong kế hoạch phát triển dài hạn của công ty. Việc duy trì một lượng backlog hợp lý giúp các công ty xây dựng có thể duy trì sự ổn định trong công việc, giúp họ lên kế hoạch cho các dự án trong tương lai và đảm bảo doanh thu bền vững. Ngoài ra, việc theo dõi và kiểm soát backlog còn giúp cải thiện khả năng dự báo và phản ứng linh hoạt trước những thay đổi bất ngờ trong ngành.

Backlog xây dựng là gì? Mẹo quản lý và đo lường hiệu quả

II. Xu hướng hiện tại trong backlog xây dựng (2025)

Năm 2024 chứng kiến nhiều thay đổi trong cách thức tính toán và quản lý backlog xây dựng, với sự biến động rõ rệt từ các yếu tố kinh tế và ngành nghề. Các nhà thầu, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ, đang phải đối mặt với nhiều thách thức mới khi những yếu tố này ảnh hưởng đến tiến độ công việc và khả năng thực hiện các dự án.

1. Dữ liệu từ ABC

Một trong những báo cáo đáng chú ý từ tổ chức ABC là sự giảm sút trong backlog xây dựng trung bình, với mức trung bình là 8,4 tháng, giảm 0,9 tháng so với năm 2023. Đây là một dấu hiệu cho thấy sự thay đổi trong hoạt động xây dựng và nguồn cung công việc đang có sự điều chỉnh.

Điều này có ý nghĩa gì?

• Nhà thầu lớn: Các nhà thầu có quy mô lớn, đặc biệt là những công ty có backlog xây dựng trên 100 triệu USD, vẫn ghi nhận sự tăng trưởng về lượng công việc chưa hoàn tất. Điều này phản ánh sự ổn định và khả năng duy trì các hợp đồng lớn trong môi trường đầy biến động hiện nay.
• Nhà thầu nhỏ: Ngược lại, các nhà thầu nhỏ lại bị ảnh hưởng khá mạnh mẽ, khi số lượng công việc trong backlog giảm rõ rệt. Điều này có thể là kết quả của những khó khăn tài chính và hạn chế về nguồn lực lao động hoặc vốn đầu tư.

Tình hình này cho thấy một sự phân hóa rõ rệt giữa các nhà thầu lớn và nhỏ, với sự không đồng đều trong khả năng duy trì và mở rộng backlog.

2. Nguyên nhân chính gây biến động backlog

Có nhiều yếu tố tác động trực tiếp đến sự biến động trong backlog xây dựng trong năm 2024. Dưới đây là ba nguyên nhân chính:

Thiếu hụt lao động, đặc biệt ngành nghề tay nghề cao

Một trong những thách thức lớn nhất mà ngành xây dựng đang phải đối mặt là thiếu hụt lao động tay nghề cao. Các công ty xây dựng đang gặp khó khăn trong việc tuyển dụng và duy trì nguồn nhân lực chất lượng, đặc biệt trong các lĩnh vực như thi công kết cấu thép, xây dựng cơ sở hạ tầng lớn và các công việc yêu cầu kỹ thuật cao. Điều này dẫn đến sự gián đoạn trong tiến độ công việc và kéo dài backlog xây dựng.

Chi phí vật liệu xây dựng tăng cao

Bên cạnh vấn đề về lao động, sự gia tăng chi phí vật liệu xây dựng cũng là một yếu tố quan trọng làm gia tăng sự biến động trong backlog. Các vật liệu như thép, xi măng, và gỗ đã tăng mạnh giá sau đại dịch và vẫn giữ ở mức cao hơn 40% so với trước đây. Điều này khiến các nhà thầu gặp khó khăn trong việc hoàn thành công việc đúng tiến độ, bởi chi phí vật liệu quá lớn ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách và chiến lược triển khai.

Lãi suất vay tăng cao

Lãi suất vay là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến quyết định khởi công các dự án mới. Khi lãi suất tăng cao, nhiều nhà thầu và doanh nghiệp xây dựng không thể tiếp cận nguồn vốn dễ dàng như trước. Điều này làm giảm khả năng khởi công và thực hiện các dự án mới, từ đó làm giảm lượng công việc có sẵn trong backlog.

Backlog xây dựng là gì? Mẹo quản lý và đo lường hiệu quả

III. Tại sao backlog lành mạnh lại quan trọng với doanh nghiệp xây dựng?

Việc duy trì một backlog xây dựng lành mạnh có thể mang lại nhiều lợi ích chiến lược cho doanh nghiệp xây dựng. Đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tài chính, kế hoạch phát triển, và uy tín của doanh nghiệp trong ngành. Dưới đây là những lý do chính giải thích tại sao backlog xây dựng lành mạnh lại quan trọng đến vậy.

1. Ổn định tài chính

Một backlog xây dựng lớn và ổn định tương đương với doanh thu tương lai đã được xác định, điều này tạo ra một đệm tài chính vững vàng cho doanh nghiệp. Khi có một lượng công việc lớn chưa hoàn thành, doanh nghiệp sẽ có một nguồn thu ổn định trong tương lai. Việc này giúp các nhà thầu xây dựng lập kế hoạch tài chính chính xác hơn, hạn chế các rủi ro liên quan đến dòng tiền và giúp công ty duy trì hoạt động liên tục ngay cả trong những thời kỳ thị trường khó khăn.

2. Lập kế hoạch chính xác hơn

Backlog xây dựng cung cấp cho doanh nghiệp một cái nhìn tổng quan về khối lượng công việc đang chờ thực hiện. Nhờ đó, nhà thầu có thể phân bổ nhân lực, thiết bị và lịch trình hợp lý để tối ưu hóa hiệu quả công việc. Một backlog xây dựng mạnh giúp dự đoán và lập kế hoạch một cách chính xác, tránh tình trạng thiếu hụt nhân lực hoặc nguồn lực trong quá trình thi công.

3. Tăng đòn bẩy thương lượng

Một backlog xây dựng lành mạnh cho phép doanh nghiệp xây dựng có quyền chọn lựa các dự án mà mình muốn tham gia, ưu tiên các công việc có lợi nhuận cao. Khi có sẵn nhiều dự án trong tay, doanh nghiệp có thể đàm phán và thương lượng với các đối tác, nhà cung cấp, hoặc khách hàng một cách tốt hơn, từ đó tăng cường lợi nhuận và giảm chi phí.

4. Tăng độ uy tín & niềm tin thị trường

Một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng chính là sự ổn định trong backlog xây dựng. Khách hàng sẽ đánh giá cao những doanh nghiệp có backlog đều đặn, bởi điều này chứng tỏ công ty có khả năng duy trì công việc ổn định và thực hiện cam kết trong tương lai.

Phần mềm giúp quản lý đấu thầu chính xác hiệu quả IBOM.IS

IV. Mẹo quản lý và duy trì backlog xây dựng hiệu quả

Việc quản lý backlog xây dựng không phải là một công việc đơn giản. Nó yêu cầu các doanh nghiệp xây dựng phải áp dụng những chiến lược hợp lý để theo dõi tiến độ công việc, xây dựng lòng tin với khách hàng và tối ưu hóa nguồn lực. Dưới đây là một số mẹo hữu ích giúp bạn quản lý và duy trì backlog xây dựng một cách hiệu quả.

1. Đo lường & theo dõi thường xuyên

Một trong những yếu tố quan trọng nhất để duy trì backlog xây dựng hiệu quả là việc đo lường và theo dõi thường xuyên. Việc này giúp nhà thầu có cái nhìn rõ ràng về tiến độ công việc và chủ động điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

• Sử dụng phần mềm quản lý dự án: Các công cụ như PlanRoom hay BuildingConnected có thể giúp theo dõi và quản lý các dự án trong backlog một cách dễ dàng và hiệu quả.
• Theo dõi tiến độ liên tục: Việc đo lường thường xuyên giúp phát hiện sớm các vấn đề và chủ động bổ sung công việc khi cần thiết, đảm bảo không bị gián đoạn tiến độ.

2. Xây dựng lòng tin với khách hàng bằng giao tiếp rõ ràng

Một yếu tố then chốt giúp duy trì một backlog xây dựng hiệu quả chính là giao tiếp rõ ràng với khách hàng. Việc cập nhật tiến độ công việc và thiết lập kỳ vọng rõ ràng sẽ tạo sự minh bạch, giúp giảm thiểu các rủi ro và nâng cao sự tin tưởng của khách hàng.

• Cập nhật tiến độ thường xuyên: Cung cấp báo cáo, họp định kỳ hoặc gửi email cho khách hàng để họ nắm bắt được tiến độ công việc.
• Minh bạch về rủi ro và vấn đề phát sinh: Việc thông báo sớm các vấn đề phát sinh và cách thức xử lý sẽ giúp duy trì sự tin tưởng từ phía khách hàng.
• Thiết lập kỳ vọng rõ ràng: Đảm bảo rằng khách hàng hiểu rõ về phạm vi công việc, chi phí và thời gian hoàn thành dự án.

3. Ưu tiên tuyển dụng và quản lý nguồn lực

Nguồn lực là yếu tố không thể thiếu trong việc duy trì một backlog xây dựng hiệu quả. Việc đầu tư vào đội ngũ và đào tạo liên tục sẽ giúp doanh nghiệp duy trì chất lượng công việc và hoàn thành dự án đúng tiến độ.

• Tuyển dụng và đào tạo: Tuyển dụng nhân sự chất lượng và đào tạo kỹ năng cho đội ngũ công nhân viên là yếu tố cần thiết để duy trì hiệu suất công việc.
• Giữ chân nhân lực chất lượng cao: Cung cấp các chế độ đãi ngộ tốt, tạo điều kiện phát triển nghề nghiệp để giữ chân những nhân sự giỏi, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.

4. Trung thực về năng lực thực tế

Việc cam kết các dự án vượt quá năng lực thực tế có thể dẫn đến sự thất bại trong việc quản lý backlog xây dựng. Do đó, nhà thầu cần trung thực về năng lực thực tế của mình, tránh cam kết quá mức và chỉ chọn lựa những dự án phù hợp.

• Chọn lọc dự án phù hợp: Hãy chắc chắn rằng bạn chỉ nhận những dự án nằm trong khả năng thực hiện của công ty để tránh tình trạng quá tải và giảm chất lượng công việc.
• Tránh cam kết quá mức: Đảm bảo rằng cam kết về tiến độ và chất lượng công việc là có thể thực hiện được, tránh tình trạng không thể hoàn thành dự án đúng thời gian hoặc chi phí.

5. Ứng dụng công nghệ để mở rộng backlog

Ngày nay, công nghệ đóng một vai trò quan trọng trong việc mở rộng và quản lý backlog xây dựng. Các công cụ phần mềm như PlanRoom, Bid Board Pro, hay BuildingConnected có thể giúp nhà thầu xây dựng tự động hóa việc tìm kiếm và đấu thầu các dự án mới.

• Tự động hóa quá trình tìm kiếm dự án: Công nghệ giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tìm kiếm và chọn lọc các dự án phù hợp với doanh nghiệp.
• Tăng cường hiệu quả đấu thầu: Việc sử dụng các công cụ công nghệ giúp tối ưu hóa quá trình đấu thầu và cải thiện khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Backlog xây dựng không đơn thuần là danh sách các hạng mục còn tồn đọng, mà còn là một chỉ số quan trọng phản ánh năng lực điều hành và khả năng quản lý tiến độ của một dự án. Việc nhận diện nguyên nhân, đo lường khối lượng backlog và xây dựng chiến lược xử lý phù hợp chính là chìa khóa giúp các chủ đầu tư, nhà thầu và đơn vị thi công đảm bảo tiến độ, chất lượng công trình, đồng thời gia tăng hiệu quả trong công tác quản lý tổng thể. Trong bối cảnh ngành xây dựng ngày càng chịu áp lực về thời gian và chi phí, quản lý backlog không chỉ là một kỹ năng – mà là một năng lực cạnh tranh thiết yếu.