Lập bảng tiến độ thi công chính xác hiệu quả nhất 2024 với phần mềm IBOM.PM

Việc lập bảng tiến độ thi công không chỉ giúp các nhà quản lý theo dõi tình hình thực hiện mà còn là cơ sở để đánh giá hiệu suất lao động và điều chỉnh nguồn lực một cách hợp lý. Tuy nhiên, với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ và quy mô ngày càng lớn của các dự án xây dựng, việc lập bảng tiến độ thủ công trở nên khó khăn và dễ dẫn đến sai sót. Trong số nhiều công cụ hỗ trợ hiện có, phần mềm IBOM.PM nổi bật với tính năng mạnh mẽ và linh hoạt, giúp các nhà thầu dễ dàng xây dựng bảng tiến độ thi công chuyên nghiệp và chính xác.

I. Bảng tiến độ thi công là gì?

Bảng tiến độ thi công là một tài liệu chi tiết, thể hiện các giai đoạn và hạng mục cần thực hiện trong một dự án xây dựng. Nó bao gồm các công việc, thời gian hoàn thành, nguồn lực, và ngân sách cần thiết để hoàn thành từng hạng mục theo kế hoạch. Bảng tiến độ không chỉ giúp lập kế hoạch và quản lý dự án mà còn là căn cứ pháp lý giữa chủ đầu tư và nhà thầu để đảm bảo các bên tuân thủ cam kết về tiến độ, chất lượng, và chi phí.

Bảng tiến độ thi công thường bao gồm các phần chính như:

• Phân chia công việc: Liệt kê chi tiết các nhiệm vụ và công đoạn cần thực hiện.
• Lịch trình thực hiện: Quy định thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi nhiệm vụ.
• Phân bổ nguồn lực: Liệt kê nhân lực, máy móc, và vật tư cần thiết cho từng công đoạn.
• Phân công trách nhiệm: Xác định ai phụ trách mỗi công việc cụ thể.
• Ngân sách dự toán: Dự trù chi phí cho từng hạng mục để kiểm soát tài chính.

Bảng tiến độ thi công giúp các bên liên quan kiểm soát tốt tiến trình và chất lượng dự án, đồng thời kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh nhằm đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn và đạt yêu cầu.

Quản lý dự án xây dựng chuyên nghiệp nâng cao năng suất và thành công

II. Tầm quan trọng của việc lập bảng tiến độ thi công

Lập bảng tiến độ thi công là một bước thiết yếu trong quản lý dự án xây dựng, vì đây không chỉ cung cấp bức tranh tổng thể về các công việc cần làm mà còn đảm bảo dự án được hoàn thành theo kế hoạch với chất lượng tốt nhất. Dưới đây là những lý do chính giải thích tầm quan trọng của việc lập bảng tiến độ thi công:

1. Quản lý hiệu quả nguồn lực

Trong các dự án xây dựng, việc phân bổ và sử dụng nguồn lực một cách hợp lý là yếu tố quyết định đến thành công. Bảng tiến độ thi công giúp kiểm soát các yếu tố như nhân lực, vật tư, và thiết bị, đảm bảo rằng chúng được sử dụng một cách hiệu quả, tránh lãng phí và tối ưu hóa hiệu suất thi công.

2. Đảm bảo ngân sách dự án

Việc lập bảng tiến độ giúp dự đoán và ước lượng chính xác chi phí cho từng giai đoạn, tránh việc vượt ngân sách do các khoản chi phí phát sinh không được kiểm soát. Bảng tiến độ cung cấp cơ sở cho việc theo dõi ngân sách, giúp chủ đầu tư và nhà thầu giảm thiểu rủi ro tài chính, duy trì sự ổn định tài chính cho toàn dự án.

3. Đảm bảo chất lượng công trình

Khi tiến độ được quản lý một cách chặt chẽ, các công việc được thực hiện đúng quy trình và đạt chất lượng cao. Việc kiểm tra và kiểm soát chất lượng từng giai đoạn giúp ngăn ngừa những sai sót hoặc hư hỏng có thể xảy ra, từ đó đảm bảo chất lượng công trình đạt chuẩn trong suốt quá trình thực hiện.

4. Đảm bảo tiến độ

Bảng tiến độ thi công là công cụ hữu ích để theo dõi tiến trình, so sánh thời gian thực tế với thời gian dự kiến, và phát hiện sớm các công việc bị chậm trễ. Điều này giúp chủ đầu tư và nhà thầu có thể đưa ra các biện pháp điều chỉnh, đẩy nhanh tiến độ khi cần thiết, đảm bảo hoàn thành đúng hoặc trước thời hạn bàn giao.

5. Tăng tính minh bạch và trách nhiệm

Bảng tiến độ là một tài liệu pháp lý, tạo cơ sở để các bên trong dự án làm việc một cách minh bạch và tuân thủ các cam kết. Nó giúp làm rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của từng cá nhân hoặc bộ phận, từ đó giảm thiểu tranh chấp và nâng cao trách nhiệm của từng thành viên.

Quản lý tiến độ công việc dự án hiệu quả chính xác đúng theo kế hoạch

III. 4 Phương pháp lập bảng tiến độ thi công cho từng dự án

Dưới đây là 4 phương pháp phổ biến mà các nhà thầu có thể áp dụng, tùy theo độ lớn và tính phức tạp của từng công trình:

1. Phương pháp đường dẫn quan trọng – Critical Path Method (CPM)

Phương pháp đường dẫn quan trọng, hay CPM, là một kỹ thuật quản lý tiến độ dự án hiệu quả, giúp nhà quản lý xác định các công việc phụ thuộc lẫn nhau và ước tính tổng thời gian cần thiết để hoàn thành dự án. CPM cho phép nhà quản lý nhận biết các công việc không thể trì hoãn mà không ảnh hưởng đến tiến độ dự án tổng thể. Xác định rõ các nhiệm vụ quan trọng và các điểm găng, giúp nhà quản lý tập trung vào những công việc có khả năng gây ảnh hưởng lớn đến thời gian hoàn thành dự án. CPM phù hợp với các dự án lớn, đòi hỏi tính chính xác và quản lý chặt chẽ về thời gian.

2. Kỹ thuật ước lượng và đánh giá – Program Evaluation and Review Technique (PERT)

Kỹ thuật PERT cho phép nhà quản lý dự án ước tính thời gian hoàn thành từng nhiệm vụ trong dự án bằng cách phân tích 3 mốc thời gian: thời gian ngắn nhất, thời gian có khả năng nhất, và thời gian dài nhất. Phương pháp này thường được sử dụng trong các dự án có tính sáng tạo, hoặc khi khó xác định được thời gian chính xác. Cung cấp cái nhìn tổng quan về thời gian cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ, từ đó ước tính tổng tiến độ dự án chính xác. PERT thường được áp dụng trong các dự án lớn, có nhiều nhiệm vụ phức tạp và yêu cầu khả năng đổi mới.

3. Biểu đồ Gantt – Gantt Chart

Biểu đồ Gantt là phương pháp phổ biến, trực quan và dễ sử dụng để liệt kê các nhiệm vụ cần thiết cho dự án và theo dõi thời gian thực hiện. Biểu đồ Gantt có hai trục chính: trục tung thể hiện số lượng nhiệm vụ, và trục hoành biểu thị thời gian, giúp nhà quản lý theo dõi chi tiết từng giai đoạn của dự án. Ưu điểm của phương pháp này là trực quan, dễ hiểu và dễ dàng điều chỉnh khi có thay đổi về tiến độ. Biểu đồ Gantt phù hợp cho cả dự án lớn lẫn nhỏ, giúp nhà quản lý theo dõi chi tiết từng nhiệm vụ.

4. Đường cân bằng – Line of Balance (LOB)

Phương pháp đường cân bằng, hay LOB, đặc biệt hữu ích cho các dự án có tính lặp lại, chẳng hạn như xây dựng nhiều tầng của một tòa nhà. Phương pháp này giúp đảm bảo mỗi giai đoạn của dự án được triển khai đồng đều, tránh việc quá tải hoặc trễ hẹn tại từng bước. Tối ưu cho các dự án có tiến độ lặp lại, giúp giảm thiểu sự chậm trễ khi thi công các phần có quy trình giống nhau. Phù hợp với các dự án xây dựng theo chu kỳ, như tòa nhà cao tầng, các khu dân cư, hoặc nhà xưởng.

Nhận biết rõ đặc điểm của từng phương pháp sẽ giúp nhà quản lý dự án xây dựng lựa chọn cách thức lập bảng tiến độ phù hợp nhất, từ đó đảm bảo tiến độ dự án luôn được duy trì và hoàn thành đúng kế hoạch.

Quản lý dự án phần mềm hiệu quả chính xác chuyên nghiệp

IV. Quy trình xây dựng bảng tiến độ thi công

Dưới đây là quy trình 6 bước cụ thể để lập bảng tiến độ thi công chi tiết và hiệu quả cho từng dự án:

Bước 1 – Xác định các công việc cần thực hiện

Bước đầu tiên để lập bảng tiến độ thi công là xác định và liệt kê các công việc cần phải thực hiện trong dự án. Việc này đòi hỏi phải phân chia nhiệm vụ một cách rõ ràng và cụ thể, tạo ra một khung thời gian hợp lý cho từng công việc và đảm bảo chúng phù hợp với yêu cầu của dự án. Một bảng tiến độ thi công chi tiết sẽ giúp dễ dàng theo dõi và quản lý các giai đoạn trong quá trình triển khai.

Bước 2 – Sắp xếp thứ tự công việc

Sau khi xác định các nhiệm vụ, tiếp theo là sắp xếp thứ tự công việc theo một trình tự hợp lý, xác định mối quan hệ phụ thuộc giữa các công đoạn. Việc sắp xếp này sẽ cho phép xác định những nhiệm vụ nào có thể được thực hiện đồng thời và những công việc nào cần hoàn thành trước. Điều này giúp tối ưu hóa nguồn lực và tập trung vào các giai đoạn quan trọng, từ đó tránh sự chồng chéo hoặc trễ nải trong tiến độ.

Bước 3 – Phân tích và phân bổ tài nguyên

Tài nguyên trong một dự án thường bao gồm các yếu tố sau:

• Nguồn nhân lực: Đội ngũ lao động, chuyên gia kỹ thuật.
• Ngân sách: Tổng chi phí có thể dành cho dự án.
• Nguyên vật liệu: Số lượng và loại vật liệu cần thiết.
• Máy móc và thiết bị: Các công cụ hỗ trợ cho việc thi công.
• Thời gian: Bao gồm thời gian triển khai và hoàn thành từng giai đoạn.

Trước khi lập bảng tiến độ, cần xác định rõ từng loại tài nguyên cần thiết và đảm bảo chúng được chuẩn bị đầy đủ, đáp ứng yêu cầu của từng công việc.

Bước 4 – Ước lượng thời gian thực hiện

Bước tiếp theo là xác định thời gian thực hiện cho từng nhiệm vụ. Điều này có thể được thực hiện thông qua:

• Tư vấn từ chuyên gia: Lấy ý kiến từ các chuyên gia hoặc những người đã có kinh nghiệm trong dự án tương tự để có được ước tính thời gian sát với thực tế.
• Phần mềm dự toán: Sử dụng công cụ dự toán để xác định thời gian và tài nguyên cho từng công việc, giúp đảm bảo tính chính xác và khả năng theo dõi.
• Kỹ thuật PERT: Áp dụng công thức tính PERT ((Thời gian bi quan + 4 x Thời gian khả thi + Thời gian khả quan) / 6) để có được ước tính thời gian tối ưu cho các nhiệm vụ.

Bước 5 – Tổng hợp và lập bảng tiến độ

Sau khi hoàn thành các bước chuẩn bị, đã đến lúc tổng hợp tất cả thông tin thành một bảng tiến độ thi công chi tiết. Bảng này cần bao gồm:

• Thứ tự công việc: Các công việc được sắp xếp theo trình tự hợp lý.
• Thời gian thực hiện và hoàn thành: Thời gian cụ thể cho từng giai đoạn.
• Tài nguyên cần thiết: Nhân lực, vật liệu và thiết bị cần sử dụng.
• Tiến độ thực hiện: Mô hình hóa quá trình thi công dưới dạng bảng hoặc biểu đồ trực quan như Gantt hoặc sơ đồ PERT để dễ dàng theo dõi.

Bước 6 – Giám sát và điều chỉnh tiến độ

Sau khi bảng tiến độ thi công đã được hoàn thành, nhà thầu hoặc đội giám sát thi công cần sử dụng bảng này để theo dõi quá trình thi công hàng ngày. Việc giám sát và cập nhật thường xuyên sẽ giúp đảm bảo dự án diễn ra theo đúng kế hoạch. Đồng thời, chủ đầu tư cũng dễ dàng kiểm tra và đánh giá xem tiến độ có trùng khớp với kế hoạch ban đầu hay không, để kịp thời đưa ra điều chỉnh nếu cần thiết.

V. Các tính năng nổi bật của phần mềm IBOM.PM trong lập bảng tiến độ thi công

Phần mềm IBOM.PM được phát triển để đáp ứng nhu cầu quản lý tiến độ thi công một cách linh hoạt và hiệu quả. Dưới đây là các tính năng nổi bật của IBOM.PM giúp tối ưu hóa quá trình lập bảng tiến độ thi công:

1. Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là một công cụ trực quan mạnh mẽ được sử dụng để hiển thị tổng tiến độ công trình một cách rõ ràng và sinh động. Phần mềm cho phép người dùng dễ dàng theo dõi từng công việc cũng như các mốc thời gian thực hiện. Mỗi công việc sẽ được biểu diễn bằng một thanh ngang trên biểu đồ, với chiều dài của thanh tương ứng với thời gian cần thiết để hoàn thành công việc đó. Người dùng có thể kéo và thả các thanh công việc để điều chỉnh thời gian, cũng như dễ dàng nhận biết mối quan hệ giữa các công việc, từ đó tối ưu hóa quy trình thi công.

2. Baseline của mỗi công việc

Baseline hay còn gọi là chuẩn mực, là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý tiến độ dự án. IBOM.PM cho phép người dùng thiết lập baseline cho từng công việc, giúp họ so sánh giữa tiến độ thực tế và tiến độ dự kiến. Điều này không chỉ giúp theo dõi hiệu suất mà còn cung cấp thông tin để đánh giá liệu dự án có đang đi đúng hướng hay không. Khi tiến độ thực tế chậm hơn so với baseline, người quản lý có thể nhanh chóng xác định nguyên nhân và thực hiện các biện pháp khắc phục cần thiết.

3. Theo dõi tiến độ

Tính năng theo dõi tiến độ trong IBOM.PM cung cấp khả năng theo dõi tiến độ thi công đến từng đơn vị thi công hoặc hợp đồng giao khoán. Đảm bảo rằng mọi công việc đều được thực hiện đúng hạn và đạt yêu cầu chất lượng. Người dùng có thể dễ dàng truy cập thông tin chi tiết về tiến độ của từng công việc, từ đó có thể đưa ra quyết định kịp thời để điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết. Hệ thống cũng cho phép tạo báo cáo tiến độ định kỳ, giúp các bên liên quan nắm bắt tình hình dự án một cách rõ ràng.

4. Tự động xác định tiến độ

IBOM.PM tích hợp tính năng tự động xác định tiến độ thi công và đánh giá tiến độ dự án một cách chính xác. Bằng cách sử dụng dữ liệu thời gian thực từ các công việc đang diễn ra, phần mềm sẽ tự động cập nhật và phân tích tiến độ, giúp người dùng nhanh chóng nhận diện các vấn đề tiềm ẩn. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc quản lý tiến độ, đảm bảo rằng dự án luôn đi đúng hướng.

5. Tiến độ công việc cha tự động tính

Một tính năng nổi bật khác của IBOM.PM là khả năng tự động tính toán tiến độ của công việc cha dựa trên tiến độ của các công việc con. Giúp người quản lý dễ dàng tổng hợp và theo dõi tiến độ toàn bộ dự án mà không cần phải tính toán thủ công. Hệ thống sẽ tự động cập nhật và điều chỉnh tiến độ công việc cha khi có bất kỳ thay đổi nào ở công việc con, giúp tối ưu hóa việc quản lý và giảm thiểu sai sót.

6. Thể hiện tình trạng chậm tiến độ

Biểu đồ Gantt không chỉ hiển thị tiến độ mà còn thể hiện tình trạng chậm tiến độ hoặc vượt tiến độ một cách rõ ràng. Những phần chậm tiến độ sẽ được đánh dấu nổi bật, cho phép người dùng nhanh chóng nhận diện và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh. Tính năng này giúp đảm bảo rằng không có công việc nào bị bỏ qua và mọi tiến độ đều được theo dõi chặt chẽ, từ đó nâng cao khả năng quản lý dự án.

Phần mềm IBOM.PM với những tính năng tiên tiến và thông minh, không chỉ giúp các nhà quản lý dễ dàng lập bảng tiến độ thi công mà còn nâng cao khả năng theo dõi và điều chỉnh tiến độ trong suốt quá trình thực hiện dự án. Việc áp dụng IBOM.PM sẽ giúp các nhà quản lý tiết kiệm thời gian, tăng cường tính chính xác và tối ưu hóa tài nguyên, từ đó đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ và đạt chất lượng cao.