Các bước trong quy trình quản lý kho hiệu quả tránh thất thoát

Quản lý kho là một khía cạnh quan trọng của hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong môi trường ngày nay đòi hỏi sự chính xác, nhanh chóng và hiệu quả. Quy trình quản lý kho hiệu quả không chỉ đảm bảo tồn kho được kiểm soát mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình sản xuất, phân phối và chi phí hoạt động. Trong bài viết này, IBOM sẽ đưa ra các bước quan trọng trong quy trình quản lý kho để tạo ra một hệ thống kho hiệu quả và linh hoạt.

1. Quy trình quản lý kho là gì?

Quy trình quản lý kho là chuỗi các hoạt động được thiết kế và tổ chức để hiệu quả hóa quá trình lưu trữ, kiểm soát và theo dõi hàng hóa trong một kho hàng hoặc trung tâm phân phối. Mục tiêu chính của quy trình quản lý kho là đảm bảo sự linh hoạt, hiệu quả và đồng bộ trong quản lý hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho lý tưởng, tránh thất thoát và đáp ứng nhanh chóng khi cần thiết.

2. Tại sao cần có quy trình quản lý kho?

Quy trình quản lý kho là điều cần thiết vì nó mang lại nhiều lợi ích đáng kể. Khi có được một quy trình quản lý kho chuẩn, việc quản lý tồn kho và xử lý đơn hàng trở nên hiệu quả hơn, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

– Quy trình này đặt ra một cơ sở vững chắc cho việc thiết lập kho hàng thông minh và khoa học. Nó giúp xác định một cách rõ ràng vị trí lưu trữ của hàng hóa, thiết lập quy trình sắp xếp hợp lý và ghi nhận đầy đủ thông tin liên quan đến hàng hóa. Điều này không chỉ tăng cường sự hiệu quả trong quản lý mà còn giúp tối ưu hóa quá trình tìm kiếm và xử lý đơn hàng.

– Quy trình quản lý kho còn đóng vai trò quan trọng trong việc đối chiếu số liệu thực tế với dữ liệu trong hệ thống quản lý kho. Nhờ đó, có thể nhanh chóng phát hiện và khắc phục mọi sai sót có thể xuất hiện, từ thiếu sót đến thừa sót hàng hóa. Đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của dữ liệu trong quá trình quản lý tồn kho.

– Hơn nữa, quy trình này đóng góp quan trọng trong việc xác định nhu cầu tiêu thụ, dự đoán và kiểm soát số lượng hàng hóa cần có trong kho. Từ việc đặt hàng mới đến việc giảm tồn kho dư thừa, quy trình này giúp doanh nghiệp duy trì sự linh hoạt trong quản lý nguồn cung và đáp ứng chính xác theo nhu cầu.

3. Các bước trong quy trình quản lý kho

Bước 1: Nhập kho và quản lý thông tin

Quy trình nhập kho là một phần quan trọng của chuỗi cung ứng và quản lý tồn kho. Quy trình này không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác của hàng hóa mà còn tạo ra một cơ sở dữ liệu chất lượng về thông tin tồn kho.

Tiếp nhận và kiểm tra giấy tờ nhập kho

Quy trình bắt đầu khi hàng hóa được nhận từ nhà cung cấp hoặc đối tác. Đội ngũ tiếp nhận chịu trách nhiệm đảm bảo rằng việc nhận hàng diễn ra an toàn và chính xác.

Nhân viên tiếp nhận kiểm tra giấy tờ đi kèm, bao gồm hóa đơn, phiếu giao hàng và các tài liệu khác. Mục tiêu là đảm bảo rằng mọi thông tin trên giấy tờ là chính xác và hợp lệ.

Ghi phiếu nhập kho cho đối tác và cửa hàng

Sau khi kiểm tra giấy tờ, nhân viên tạo phiếu nhập kho để ghi nhận thông tin chi tiết về lô hàng. Các thông tin bao gồm số lượng, mô tả hàng hóa, ngày nhập kho và thông tin về đối tác.

Thông tin từ phiếu nhập kho được nhập vào hệ thống quản lý kho. Giúp tạo ra một bản ghi chính xác và dễ theo dõi về tình trạng tồn kho. Nếu quá trình tiếp nhận thành công, đối tác được thông báo về việc hàng hóa đã được nhập kho thành công.

Kiểm tra chất lượng và lập phiếu kiểm tra

Hàng hóa sau khi nhập kho trải qua kiểm tra chất lượng để đảm bảo rằng chúng đáp ứng tiêu chuẩn đã được xác định trước đó. Nếu phát hiện vấn đề về chất lượng, một phiếu kiểm tra được lập để thông báo và bắt đầu quy trình xử lý vấn đề với đối tác hoặc nhà cung cấp.

Ghi chép số lượng hàng hóa

Cuối cùng, số lượng hàng hóa trước và sau khi nhập kho được ghi chép trong phiếu nhập kho. Thông tin này cung cấp cái nhìn tổng quan về tình trạng tồn kho và có thể sử dụng cho quản lý tồn kho và báo cáo.

Bước 2: Lưu kho và quản lý hàng hóa

Bước quản lý kho thứ hai là quy trình lưu kho, mục tiêu của nó là duy trì sự tổ chức và hiệu suất trong quá trình lưu trữ hàng hóa. Dưới đây là chi tiết từng bước trong quy trình này:

Hoàn thành giấy tờ lưu kho

Ngay sau khi hàng hóa được tiếp nhận và kiểm tra, một giấy tờ lưu kho được lập. Giấy tờ này đánh dấu việc hàng hóa đã được lưu trữ trong kho và chứa thông tin chi tiết như số lượng, vị trí lưu trữ và các thông tin khác cần thiết.

Đảm bảo rằng thông tin về vị trí lưu trữ, số lượng hàng hóa và các chi tiết khác được chính xác ghi nhận. Giúp trong việc quản lý và theo dõi tồn kho một cách hiệu quả.

Sắp xếp hàng hóa trong kho

Hàng hóa được sắp xếp trong kho theo quy định và phân loại. Sự tổ chức này giúp dễ dàng quản lý và tìm kiếm hàng hóa khi cần thiết.

Lập sơ đồ kho theo vị trí kệ hàng hóa

Tạo sơ đồ kho để mô tả vị trí của các kệ hàng hóa. Sơ đồ này hỗ trợ nhân viên lưu kho trong việc tìm kiếm hàng hóa một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Tuân thủ quy định an toàn và phòng cháy chữa cháy

Trong quá trình lưu trữ hàng hóa, quy trình này tuân thủ các quy định về an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy. Bao gồm việc giữ cho lối đi trong kho rõ ràng, sử dụng thiết bị an toàn và duy trì các biện pháp phòng cháy chữa cháy.

Bước 3: Xuất kho và ghi nhận hàng hóa

Bước quản lý kho thứ ba liên quan đến việc xuất kho và ghi nhận thông tin về hàng hóa đã được chuyển đi. Dưới đây là chi tiết từng bước trong quy trình này:

Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ yêu cầu xuất kho

Nhận yêu cầu xuất kho từ các bộ phận hoặc cửa hàng liên quan. Yêu cầu này có thể đến từ bộ phận bán hàng hoặc các đơn vị sử dụng hàng hóa.

Kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ của yêu cầu xuất kho. Đảm bảo rằng đúng hàng hóa được xuất đi và theo đúng yêu cầu của bộ phận yêu cầu.

Ghi phiếu xuất kho cho đối tác

Lập phiếu xuất kho để ghi nhận thông tin chi tiết về lô hàng cần xuất kho. Bao gồm số lượng, mô tả hàng hóa, ngày xuất kho và thông tin đối tác nhận hàng.

Sắp xếp lại kho hàng sau khi xuất kho

Sau khi hàng hóa được xuất kho, tiến hành sắp xếp lại không gian kho. Mục tiêu là giữ cho kho gọn gàng và dễ quản lý.

Ghi chép số lượng hàng hóa sau khi xuất kho

Cập nhật thông tin về số lượng tồn kho sau khi xuất kho trong hệ thống quản lý kho, giúp duy trì độ chính xác trong quá trình theo dõi tồn kho.

Lập thống kê xuất kho để theo dõi và phân tích thông tin về hàng hóa đã được xuất kho trong một khoảng thời gian nhất định. Thông tin này hữu ích cho việc đánh giá hiệu suất xuất kho và quản lý tồn kho toàn diện.

Bước 4: Kiểm kê và xử lý sai sót

Bước quản lý kho thứ tư liên quan đến việc kiểm kê hàng hóa và xử lý các sai sót phát sinh. Dưới đây là chi tiết từng bước trong quy trình này:

Thực hiện quá trình kiểm kê kho

Thực hiện việc đếm và kiểm tra thực tế số lượng hàng hóa trong kho so với số lượng ghi nhận trong hệ thống quản lý kho. Quá trình này giúp đảm bảo tính chính xác và đồng bộ giữa thực tế và dữ liệu hệ thống.

Xử lý sai sót và chênh lệch sau kiểm kê

Xác định và giải thích nguyên nhân của các sai sót và chênh lệch trong quá trình kiểm kê kho. Các nguyên nhân có thể bao gồm lỗi đếm, mất hàng hoặc các vấn đề khác liên quan đến quá trình quản lý tồn kho.

Tiến hành điều chỉnh trong hệ thống quản lý kho để cập nhật thông tin chính xác về số lượng tồn kho. Lập báo cáo về kết quả kiểm kê và phân tích để đánh giá hiệu suất quản lý kho, giúp định rõ các vấn đề xuất hiện và xây dựng các biện pháp ngăn chặn để tránh tái phát sai sót trong tương lai.

IBOM.S – Phần mềm quản lý kho hiệu quả, chuyên nghiệp

Phần mềm hỗ trợ quy trình quản lý giao dịch kho IBOM.S mang đến sự hiện đại và hiệu quả trong việc kiểm soát, theo dõi và quản lý các hoạt động liên quan đến kho hàng. Dưới đây là một số tính năng chính của công cụ này:

Biểu đồ thống kê giao dịch kho

• Thống kê số lượng hàng hóa tồn kho, giúp hiển thị mức tồn kho hiện tại của từng mặt hàng.
• Thống kê số lượng hàng hóa tồn kho dưới hạn mức, để nhanh chóng nhận biết các mặt hàng cần tái nguyên.

Danh mục vật tư/hàng hóa

• Quản lý danh sách vật tư/hàng hóa, bao gồm thông tin chi tiết về từng mặt hàng.
• Điều phối kho dựa trên các lệnh từ đối tác cung ứng, giúp duy trì sự nhất quán trong quy trình nhận và phân phối hàng hóa.

Giao dịch nhập xuất kho

• Ghi nhận các giao dịch nhập kho, bao gồm nhập theo biên bản giao hàng, điều chuyển và điều chỉnh tồn kho.
• Giao dịch xuất kho được đơn giản hóa với các tùy chọn như xuất điều chuyển, sử dụng và các loại xuất khác.

Kiểm kê kho

• Thực hiện kiểm kê kho theo nhóm hàng hóa hoặc đích danh hàng hóa, với khả năng cập nhật tồn kho tự động.
• Xử lý sai sót và chênh lệch ngay lập tức để duy trì tính chính xác trong quản lý tồn kho.

Báo cáo tổng hợp kho

• Cung cấp báo cáo tổng hợp các giao dịch nhập kho, xuất kho và tồn kho theo nhiều tiêu chí khác nhau.
• Báo cáo chi tiết từng khía cạnh của quản lý kho, từ nhập xuất hàng hóa đến các giao dịch đặc biệt như cho vay – nhập trả.

Công cụ số hóa IBOM.S không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình mà còn cung cấp thông tin chính xác và chi tiết để hỗ trợ quyết định và tối ưu hóa hiệu suất quản lý kho.

Tham khảo ngay Phần mềm quản lý kho của IBOM tại đây: https://ibom.vn/iboms-quan-ly-kho.html

Lời kết

Hy vọng qua bài viết trên, IBOM đã cung cấp thêm thông tin cần thiết cho bạn về các bước chi tiết trong quá trình quản lý kho hiệu quả. Với quy trình quản lý kho phù hợp cùng sự hỗ trợ của các công nghệ hiện đại, doanh nghiệp không chỉ duy trì tồn kho một cách chặt chẽ mà còn tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu suất toàn diện trong việc quản lý hàng hóa.