Quy trình nghiệp vụ quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp

Quản lý kho là một trong những khâu quan trọng không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Sự hiệu quả của quy trình quản lý kho đóng vai trò quyết định đến sự thành công, tính linh hoạt và tối ưu hóa chi phí trong việc lưu trữ, quản lý và sử dụng tài sản, hàng hóa hay nguyên vật liệu. Để đạt được sự cân bằng giữa cung và cầu, giảm thiểu tồn kho dư thừa và đảm bảo hàng tồn kho luôn đáp ứng nhu cầu thị trường, các doanh nghiệp ngày nay ngày càng quan tâm và tập trung vào việc xây dựng quy trình nghiệp vụ quản lý kho hiệu quả.

Bước 1: Nhập kho

A. Tiếp nhận và kiểm tra giấy tờ nhập kho

Tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp hoặc đối tác.
Kiểm tra giấy tờ liên quan, bao gồm hóa đơn, phiếu giao hàng và các tài liệu liên quan khác để đảm bảo tính hợp lệ của lô hàng.

B. Ghi phiếu nhập kho cho đối tác và cho cửa hàng

Lập phiếu nhập kho để ghi nhận thông tin về lô hàng, bao gồm số lượng, mô tả hàng hóa, ngày nhập kho và thông tin về đối tác cung cấp.
Ghi nhận thông tin trong hệ thống quản lý kho và thông báo cho đối tác về việc hàng hóa đã được tiếp nhận thành công.

C. Kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập kho, lập phiếu kiểm tra

Thực hiện kiểm tra chất lượng hàng hóa để đảm bảo rằng chúng đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng đã được quy định trước đó.
Nếu phát hiện hàng hóa không đạt yêu cầu chất lượng, lập phiếu kiểm tra để thông báo và xử lý vấn đề này với đối tác hoặc nhà cung cấp.

D. Ghi chép số lượng hàng hóa trước và sau khi nhập

Thực hiện ghi chép số lượng hàng hóa trong phiếu nhập kho để lưu trữ thông tin về số lượng tồn kho trước khi nhập kho và sau khi nhập kho.

Bước 2: Lưu kho

A. Hoàn thành giấy tờ lưu kho

Lập giấy tờ lưu kho để đánh dấu việc hàng hóa đã được lưu trữ trong kho.
Ghi nhận thông tin về vị trí kho lưu trữ, số lượng hàng hóa và các thông tin khác cần thiết.

B. Sắp xếp hàng hóa trong kho

Tiến hành sắp xếp hàng hóa theo quy định và phân loại để dễ dàng quản lý và tìm kiếm khi cần thiết.

C. Lập sơ đồ kho theo vị trí các kệ hàng hóa

Lập sơ đồ kho để mô tả vị trí các kệ hàng hóa, giúp nhân viên lưu kho tìm kiếm hàng hóa một cách nhanh chóng và hiệu quả.

D. Tuân thủ quy định an toàn và phòng cháy chữa cháy

Đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy trong quá trình lưu trữ hàng hóa trong kho.

Tham khảo ngay Phần mềm hỗ trợ quản lý kho IBOM ngay tại đây: https://ibom.vn/iboms-quan-ly-kho.html

Bước 3: Xuất kho

A. Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ yêu cầu xuất kho

Tiếp nhận yêu cầu xuất kho từ các bộ phận hoặc cửa hàng liên quan.
Kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ của yêu cầu xuất kho, đảm bảo đúng hàng hóa được xuất đi.

B. Ghi phiếu xuất kho cho đối tác

Lập phiếu xuất kho để ghi nhận thông tin về lô hàng cần xuất kho, bao gồm số lượng, mô tả hàng hóa, ngày xuất kho và thông tin đối tác nhận hàng.

C. Sắp xếp lại không gian kho hàng sau khi xuất kho

Sau khi hàng hóa được xuất kho, tiến hành sắp xếp lại không gian kho để giữ cho kho gọn gàng và dễ quản lý.

D. Ghi chép số lượng hàng hóa sau khi xuất kho

Cập nhật thông tin về số lượng tồn kho sau khi xuất kho trong hệ thống quản lý kho.
Lập thống kê xuất kho để theo dõi và phân tích thông tin về hàng hóa đã được xuất kho trong một khoảng thời gian nhất định.

Bước 4: Kiểm kê

A. Thực hiện quá trình kiểm kê kho

Thực hiện việc đếm và kiểm tra thực tế số lượng hàng hóa trong kho so với số lượng ghi nhận trong hệ thống.

B. Xử lý sai sót và chênh lệch sau kiểm kê

Xác định và giải thích nguyên nhân các sai sót và chênh lệch trong quá trình kiểm kê kho.
Tiến hành điều chỉnh trong hệ thống quản lý kho để cập nhật thông tin chính xác về số lượng tồn kho.

Bước 5: Báo cáo và đánh giá hiệu quả

A. Tạo báo cáo về tình hình quản lý kho

Tạo các báo cáo liên quan đến số lượng tồn kho, số lượng nhập xuất kho, sự cố hàng hóa và tình hình tổng quan của kho.

B. Đánh giá hiệu quả của quy trình quản lý kho

Đánh giá hiệu quả của quy trình quản lý kho dựa trên các tiêu chí như tăng cường hiệu suất, giảm thiểu thiếu sót và lỗi và tối ưu hóa quá trình làm việc.

C. Cải thiện và tối ưu hóa quy trình quản lý kho

Dựa vào báo cáo và đánh giá, thực hiện các cải tiến và tối ưu hóa quy trình quản lý kho để nâng cao hiệu quả và hiệu suất của kho.

Lời kết

IBOM nhận thấy rằng một quy trình nghiệp vụ quản lý kho hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất và tăng cường lợi nhuận, mà còn là yếu tố quyết định đến sự cạnh tranh và bền vững trong thị trường ngày nay. Quy trình quản lý kho hiệu quả đòi hỏi sự chặt chẽ, cẩn thận và tính toán. Bằng việc áp dụng các phương pháp quản lý hiện đại, sử dụng công nghệ hỗ trợ, doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống quản lý kho vững chắc, linh hoạt và thích ứng với sự biến đổi không ngừng của thị trường.