Mọi thứ bạn nên biết về phân bổ nguồn lực trong quản lý dự án

Một trong những thành phần thiết yếu của quy trình quản lý dự án hiệu quả là phân bổ nguồn lực.

Việc chỉ định các nguồn lực phù hợp cho các dự án phù hợp không dễ như bạn nghĩ. Quá trình này đòi hỏi sự chuẩn bị sơ bộ, kiến thức cụ thể và kinh nghiệm.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách phân bổ tài nguyên, tại sao nó lại quan trọng và chỉ ra công cụ giúp bạn thực hiện công tác phân bổ nguồn lực đạt hiệu quả cao.

Phân bổ nguồn lực là gì?

Phân bổ nguồn lực dựa trên một điều đơn giản: đảm bảo rằng các dự án hoạt động trơn tru và đáp ứng tất cả các mục tiêu kinh doanh của công ty đúng thời hạn.

Bây giờ, khi bạn biết ý nghĩa của việc phân bổ tài nguyên, hãy nói về các loại của nó.

Trong quản lý dự án tài nguyên được chia thành 5 nhóm:

• Nhân lực.
• Thiết bị dự án.
• Công cụ, dụng cụ.
• Vật tư.
• Ngân sách.

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn từng tài nguyên:

• Nhân lực: Đây là những chuyên gia, nhân viên và thành viên trong nhóm với những kỹ năng khác nhau cần thiết để hoàn thành một dự án thành công. Những người này là xương sống của bất kỳ kế hoạch nào.
• Thiết bị dự án: Nó bao gồm các công cụ cần thiết để hoàn thành dự án: từ phần mềm hoặc phần cứng đến búa hoặc máy khoan, tùy thuộc vào chi tiết cụ thể của công ty.
• Công cụ dụng cụ: Đó là tất cả về một môi trường để thực hiện công việc và dự án như văn phòng, không gian mở, phòng họp,..
• Vật tư: Nói cách khác, nó là thứ cần thiết để tạo ra đầu ra: từ bút và giấy đến nguyên liệu để xây nhà.
• Ngân sách: Có lẽ, loại quan trọng nhất cho phép mua tất cả những gì đã liệt kê ở trên.

Mục đích của việc phân bổ nguồn lực là gì?

Mọi dự án đều bao gồm các nhiệm vụ. Nếu một trong số chúng được hoàn thành với sự chậm trễ, thì khả năng cao là toàn bộ dự án sẽ được hoàn thành với sự chậm trễ. Và một trong những lý do chính của việc bỏ lỡ thời hạn là thiếu nguồn lực vì phân bổ không phù hợp.

Trong khi người quản lý dự án tạo và giao nhiệm vụ, người quản lý tài nguyên có trách nhiệm phân bổ nguồn lực để đảm bảo thành công của dự án.

Quản lý tài nguyên giúp:

• Dự báo và tránh những khó khăn, khan hiếm có thể xảy ra về người, tiền, vật tư,..
• Ngăn chặn tình trạng quá tải sử dụng sức lao động của nhân viên.
• Thông báo về kế hoạch và khối lượng công việc của nhóm cho các thành viên.

Những thách thức của việc phân bổ nguồn lực là gì?

Chúng ta đang sống trong thời đại của công nghệ và những thay đổi không ngừng. Một nhà quản lý giỏi cần có khả năng thích ứng với những thay đổi của thị trường để đạt được kết quả tốt hơn. Phân bổ tài nguyên là một trong những phần thiết yếu của dự án, đồng thời cũng là điều khó nhất để tối ưu hóa và tự động hóa.

Dưới đây là một số thách thức phân bổ nguồn lực phổ biến:

1. Những thay đổi trong dự án

Mọi nhà quản lý nên ghi nhớ rằng những thay đổi có thể xảy ra trong mọi thời điểm của quá trình chuyển giao dự án. Vì vậy, tốt hơn hết là bạn nên có một kế hoạch phân bổ nguồn lực linh hoạt.

2. Thiếu nguồn lực đủ tiêu chuẩn

Điều quan trọng là đảm bảo nhân viên của bạn có các kỹ năng cần thiết để làm việc trong dự án và trong một công ty nói chung. Nếu không, thủ tục phân bổ sẽ trở nên lãng phí thời gian.

3. Lập kế hoạch và đo lường năng lực kém

Trước khi bắt đầu công việc, hãy xác định khả năng của các nguồn lực của bạn. Nói cách khác, xác định các nguồn lực sẵn có để thực hiện dự án của bạn trong phạm vi ngân sách và kịp thời.

4. Những thay đổi về tính khả dụng của tài nguyên

Phân bổ tài nguyên không phải là một quá trình tĩnh. Sẽ rất hữu ích nếu bạn không quên những ngày ốm, thiết bị hỏng hóc,.. những điều này có thể gây ra những thay đổi về tình huống.

5. Không đánh giá rủi ro

Người quản lý nên đánh giá mọi rủi ro có thể xảy ra: từ chi phí phụ trội và các sự kiện không lường trước được đến việc thay đổi thiết bị và quá trình học hỏi phần mềm quản lý dự án.

6. Sự chậm trễ của nhiệm vụ

Các tác vụ có thể được kết nối với các phụ thuộc. Vì vậy, nếu một bước trong dự án bị trì hoãn, nó có thể gây ra hiệu ứng domino và ảnh hưởng đến thời gian của các nhiệm vụ khác.

7. Làm việc với các nhóm từ xa

Nếu bạn làm việc trong một nhóm từ xa hoặc phân tán, bạn có thể gặp khó khăn trong quy trình làm việc vì vị trí khác nhau của đồng nghiệp. Một nhà quản lý giỏi luôn phải dự đoán những điều như vậy để tránh thông tin sai lệch và chậm trễ.

Giải pháp nào hỗ trợ việc quản lý và phân bổ nguồn lực trong dự án?

Câu hỏi đặt ra: làm thế nào để phân bổ nguồn lực trong quản lý dự án một cách hợp lý? Và làm thế nào để làm cho quy trình làm việc trôi chảy hơn và thu được nhiều kết quả thành công hơn?

IBOM.CS – Giải pháp quản lý thi công công trình – một trong những giải pháp của hệ sinh thái phần mềm IBOM, luôn tiên phong trong công cuộc chuyển đổi số cho các công ty trong lĩnh vực xây dựng, xây lắp, giao thông, cơ điện,..

Giải pháp này cung cấp cho nhà quản lý dự án bức tranh toàn cảnh về dự án và mang tới các tính năng quản lý, điều phối nguồn lực dự án mạnh mẽ:

1. Lập kế hoạch và tổ chức kế hoạch thi công theo mô hình WBS: đơn giản, linh hoạt

Với giải pháp IBOM.CS người dùng sẽ dễ dàng tạo bảng công việc trong lập kế hoạch thi công và hiệu chỉnh bảng kế hoạch thi công khi có nhu cầu thay đổi cập nhật, chỉnh sửa. Từ bảng công việc trong kế hoạch thi công sẽ quyết định tới nhu cầu sử dụng các nguồn lực trong thi công như nhân sự, tài sản thiết bị, vật tư công trình. Khi ứng dụng thực tế tại công trình xây dựng, các nguồn lực trên thường bị thay đổi, do đó việc phân bổ nguồn lực cho công trình sẽ liên tục được cập nhật, chỉnh sửa cho phù hợp với thực tế.

2. Kiểm soát các nguồn lực vật tư, thiết bị, nhân lực chặt chẽ thông qua định mức

• Nhờ có việc liên kết dữ liệu định mức: vật tư, thiết bị, nhân lực và dữ liệu về tình hình sử dụng thực tế các nguồn lực dưới dạng bảng và đồ thị, giúp cho nhà quản lý dự án dễ theo dõi, kiểm soát và phát hiện những vấn đề có nguy cơ xấu cho dự án.
• Là căn cứ để nhà quản lý dự án có thể đưa ra đánh giá định kỳ về tình hình sử dụng các nguồn lực.
• Giúp nhà quản lý dự án có cơ sở lập ra các báo cáo quản trị nguồn lực và phân bổ nguồn lực dự án cho kỳ tiếp theo được chính xác, hiệu quả hơn.

3. IBOM.CS là giải pháp quản lý nguồn lực dự án online hiệu quả

• Nhà quản lý dự án sẽ luôn theo dõi được mọi biến động về tình hình sử dụng các nguồn lực dự án mà không bị giới hạn về không gian và thời gian.
• Các thành viên trong nhóm dễ dàng báo cáo và cập nhật về kết quản sử dụng nguồn lực.
• Báo cáo về tình hình sử dụng nguồn lực sẽ được gửi tới các thành viên trong nhóm một cách nhanh chóng chỉ bằng vài thao tác.

Đăng ký tư vấn để được tìm hiểu chi tiết sản phẩm và cấp tài khoản dùng thử.