Vì sao thay đổi khối lượng mất kiểm soát khi dự án xây lắp mở rộng quy mô?

Thay đổi khối lượng là bình thường – mất kiểm soát thì không

Điều chỉnh thiết kế, điều kiện hiện trường, yêu cầu của chủ đầu tư hay các quyết định tối ưu chi phí đều dẫn tới thay đổi khối lượng.

Trong dự án xây lắp, thay đổi không phải ngoại lệ mà là trạng thái mặc định.

Vấn đề thường xảy ra theo cùng một kịch bản: vài thay đổi ban đầu còn kiểm soát được, nhưng càng về sau, việc cập nhật khối lượng càng chậm, thiếu nhất quán và tách rời khỏi tác động chi phí và hợp đồng.

Vì sao thay đổi khối lượng trở nên khó kiểm soát?

Nhiều doanh nghiệp vẫn quản lý thay đổi khối lượng bằng các công cụ và quy trình cũ:

• Cập nhật bóc tách trên nhiều file Excel khác nhau
• Điều chỉnh BOQ thủ công
• Theo dõi phát sinh tách rời khỏi kiểm soát chi phí
• Thiếu góc nhìn tổng thể giữa các bộ phận

Cách làm này chỉ hiệu quả khi số lượng thay đổi còn ít.

Khi dự án phức tạp hơn, mỗi thay đổi mới làm tăng đáng kể khối lượng công việc phối hợp – cho tới khi hệ thống thủ công không còn theo kịp.

Quy mô phơi bày những điểm yếu cấu trúc

Khi thay đổi khối lượng tăng lên, ba điểm yếu thường lộ rõ:

1. Dữ liệu phân mảnh – khối lượng, chi phí và phát sinh nằm ở nhiều nơi
2. Chậm nhìn thấy tác động – biết có thay đổi nhưng không thấy hậu quả
3. Ra quyết định bị động – hành động khi chi phí đã cam kết

Lúc này, kinh nghiệm cá nhân không còn đủ để giữ dự án trong tầm kiểm soát.

Tham khảo thêm bài viết IBOM:

Những điều bạn cần biết về máy chủ MCP trong ngành xây dựng

Theo dõi thay đổi khác với kiểm soát thay đổi

Nhiều ban dự án cho rằng họ đã quản lý thay đổi vì đã ghi nhận chúng.

Thực tế, có sự khác biệt rất lớn giữa:

• Ghi nhận thay đổi khối lượng
• Kiểm soát tác động của thay đổi

Kiểm soát nghĩa là hiểu rõ mỗi thay đổi ảnh hưởng thế nào tới: – Mua sắm – Phạm vi thầu phụ – Dòng tiền – Biên lợi nhuận dự án

Nếu thiếu sự liên kết này, quản lý thay đổi chỉ dừng ở mức giấy tờ.

Các dự án giữ được kiểm soát làm gì khác?

Những dự án vẫn giữ được thế chủ động khi thay đổi tăng lên thường có chung đặc điểm:

• Thay đổi khối lượng được quản lý trong một hệ thống có cấu trúc
• Mỗi thay đổi gắn trực tiếp với tác động chi phí và hợp đồng
• Các bộ phận làm việc trên cùng một nguồn dữ liệu thống nhất
• Ban quản lý nhìn thấy sớm rủi ro trước khi quyết định bị “khóa”

Họ không loại bỏ thay đổi – họ loại bỏ sự bất ngờ.

Xu hướng chuyển dịch sang kiểm soát dựa trên hệ thống

Nhiều nhà thầu lớn đang dần nhận ra rằng quản lý thay đổi khối lượng không thể tiếp tục phụ thuộc vào Excel và điều phối thủ công.

Khi dự án ngày càng phức tạp, việc kiểm soát đòi hỏi:

• Dữ liệu khối lượng có cấu trúc
• Phiên bản và truy vết rõ ràng
• Khả năng nhìn xuyên suốt giữa các bộ phận

Đây không chỉ là câu chuyện công nghệ, mà là bài toán bảo vệ lợi nhuận và chất lượng quyết định.

Nhìn về phía trước

Ở bài tiếp theo của IBOM, chúng ta sẽ bàn về cách các doanh nghiệp xây lắp hiện đại đang xây dựng hệ thống kiểm soát khối lượng, chi phí và phát sinh một cách bài bản – mà không làm tăng độ phức tạp cho công việc hằng ngày.

Mục tiêu không phải là ngăn chặn thay đổi, mà là luôn đi trước một bước.