KPI là gì? Mẫu và phương pháp đánh giá KPI các vị trí trong doanh nghiệp

Ngày nay, việc đo lường hiệu suất và theo dõi đạt được mục tiêu là một phần quan trọng của việc quản lý trong các doanh nghiệp. Để thực hiện điều này, KPI đã trở thành một công cụ quan trọng, giúp doanh nghiệp đánh giá và theo dõi hiệu suất của các vị trí và bộ phận. Nhưng KPI là gì và làm thế nào chúng ta có thể xây dựng một hệ thống đánh giá KPI hiệu quả? Hãy cùng IBOM khám phá khái niệm và một số mẫu đánh giá KPI trong doanh nghiệp trong nội dung bài viết dưới đây.

I. KPI là gì?

KPI là từ viết tắt của Key Performance Indicator, được hiểu là các chỉ số quan trọng đánh giá hiệu suất công việc trong môi trường kinh doanh. KPI thường được thể hiện dưới dạng số liệu, tỷ lệ hoặc các chỉ tiêu định lượng, nhằm đo lường và phản ánh hiệu suất của các nhóm hoặc bộ phận trong tổ chức.

Những chỉ số KPI cung cấp cho doanh nghiệp một cách tiếp cận đối với việc đánh giá và theo dõi hiệu suất công việc. Giúp tạo ra sự minh bạch, rõ ràng và công bằng thông qua các số liệu cụ thể, giúp quản lý đưa ra quyết định thông minh và hiệu quả. Bằng cách theo dõi mức độ hoàn thành các KPI, doanh nghiệp có thể thiết lập chế độ thưởng phù hợp cho từng nhóm hoặc cá nhân lao động, tùy thuộc vào đạt được mức độ hiệu suất đã đề ra.

Không chỉ là công cụ quản lý, KPI còn là nguồn động lực quan trọng cho người lao động. Nó giúp họ đo lường và hiểu rõ mức độ hoàn thành công việc, thúc đẩy lòng nhiệt huyết và sự phấn đấu để đạt được mục tiêu được đặt ra.

II. Vai trò của đánh giá KPI trong doanh nghiệp

Vai trò của KPI đối với doanh nghiệp

Xây dựng đầu việc cụ thể cho nhân viên: KPI giúp xác định các mục tiêu cụ thể và đo lường hiệu suất của nhân viên. Giúp tạo ra đầu việc rõ ràng, đặt ra những mục tiêu cụ thể và đo lường tiến triển một cách hợp lý.
Đánh giá năng lực và hiệu suất của nhân viên: KPI là công cụ quan trọng để đánh giá năng lực làm việc của nhân viên. Chúng đo lường đạt được mức độ hoàn thành công việc so với các mục tiêu được đặt ra.
Đánh giá chiến lược kinh doanh và điều chỉnh chiến lược: KPI không chỉ giúp đo lường hiệu suất cá nhân mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá chiến lược kinh doanh tổng thể. Nếu KPI không đạt được, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược của mình theo hướng mới.
Tạo môi trường học hỏi và phấn đấu cho nhân viên: KPI không chỉ là công cụ đánh giá mà còn tạo điều kiện cho môi trường học hỏi. Nhân viên sẽ phấn đấu để đạt được mục tiêu và liên tục cải thiện.

Vai trò của KPI đối với nhân viên

Hiểu rõ mức độ công việc cần hoàn thành: KPI giúp nhân viên hiểu rõ mức độ công việc mà họ cần hoàn thành và đo lường được mức độ hoàn thành so với mục tiêu đề ra.
Kế hoạch làm việc rõ ràng: KPI giúp nhân viên có kế hoạch làm việc rõ ràng, theo dõi từng chỉ số để đạt được mục tiêu đề ra.
Tạo động lực làm việc: Nhận biết được mục tiêu và đánh giá thông qua KPI giúp nhân viên có động lực làm việc để đạt được mục tiêu.
Dễ dàng nhận ra khi tiến độ bị trật khỏi KPI: KPI giúp nhân viên dễ dàng nhận ra khi nào tiến độ hay hiệu quả bị trật khỏi KPI, từ đó điều chỉnh và cải thiện kịp thời.

III. Các bước xây dựng KPI trong doanh nghiệp

Bước 1: Xác định bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng KPI

Việc xác định người chịu trách nhiệm có thể thực hiện thông qua hai phương pháp chính:

Phương pháp thứ nhất là để các bộ phận hoặc ban chức năng cụ thể xây dựng hệ thống đánh giá KPI cho từng nhân viên trong phòng ban đó.

Trong trường hợp này, vai trò của đội ngũ quản trị nhân sự chỉ là hỗ trợ và hướng dẫn phương pháp để đảm bảo đánh giá theo KPI tuân thủ nguyên tắc của công ty.

Yêu cầu quan trọng là người xây dựng KPI, đặc biệt là các trưởng bộ phận, phải hiểu rõ nhiệm vụ và yêu cầu của các vị trí trong phòng ban của họ nhất. Đối với các phòng ban lớn, trưởng bộ phận có thể phân chia công việc xây dựng KPI cho cấp dưới. Phương pháp này mang lại ưu điểm là KPI sẽ phản ánh rõ chức năng và nhiệm vụ của bộ phận do người thiết lập là người gần gũi nhân viên nhất. Tuy nhiên, có khả năng xuất hiện thiếu khách quan và đặt mục tiêu thấp nếu phòng ban tự đặt mục tiêu. Vì vậy, vai trò của quản trị nhân sự là quan trọng để đảm bảo tính khách quan.

Phương pháp thứ hai là để bộ phận nhân sự hoặc đội ngũ quản lý cấp cao thiết lập bộ đánh giá KPI cho các phòng ban chức năng.

Khác với phương pháp trước, trong trường hợp này, nhà quản lý và quản trị nhân sự tham gia trực tiếp vào quá trình đánh giá KPI để đảm bảo sự khách quan và khoa học hơn. Tuy nhiên, điều hạn chế là chỉ số KPI có thể không phản ánh đúng nhiệm vụ và chức năng của nhân viên. Do đó, vai trò của trưởng bộ phận là quan trọng để đưa ra lời khuyên chính xác cho đội ngũ quản lý cấp cao.

Bước 2: Xác định các chỉ số đánh giá KPI

Sau khi xác định các chỉ số KPI phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của phòng ban, doanh nghiệp cần thực hiện việc xây dựng các tiêu chí đánh giá SMART cho các công việc:

Specific (Cụ thể)

Mục tiêu cụ thể được phản ánh bằng cách tách rõ các thông số đánh giá như tên chỉ số, công thức tính, trọng số, đơn vị tính, nguồn dữ liệu và số liệu thực hiện. Việc đặt tên chỉ số ngắn gọn và phản ánh đúng bản chất giúp tìm kiếm thông tin dễ dàng và tránh sai sót.

Measurable (Đo lường được)

Mục tiêu đo lường định lượng có thể được đánh giá thông qua các phần mềm quản lý hoặc được chỉ rõ nguồn dữ liệu. Các mục tiêu đo lường có thể bao gồm số lượng hàng bán ra, tỷ lệ khách hàng hài lòng hoặc số sản phẩm được ưa thích.

Attainable (Có thể đạt được)

Mặc dù mục tiêu nên có tính thách thức, nhưng chỉ số KPI cần phải nằm trong khả năng của công ty, bộ phận hoặc từng cá nhân.

Relevant (Thực tế)

Mục tiêu cần tính đến các yếu tố ngoại cảnh, chẳng hạn như đại dịch COVID-19 hoặc biến động kinh tế thị trường, có thể ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng mục tiêu KPI cuối kỳ.

Timebound (Có thời hạn cụ thể)

KPI phải được đặt ra trong thời gian cụ thể, có thể là theo tuần, tháng hoặc năm, để đảm bảo đánh giá năng lực đúng đắn của cá nhân hoặc tổ chức.

Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI đã đặt ra

Sau khi xác định KPI cho mỗi vị trí công việc trong doanh nghiệp, quá trình quản trị bắt đầu, đặc biệt là quản lý nhân sự và năng suất. Các công việc và KPI có thể được phân chia thành ba nhóm chính như sau:

Nhóm A: Đòi hỏi nhiều thời gian để thực hiện và có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu chung.
Nhóm B: Đòi hỏi ít thời gian để thực hiện, nhưng ảnh hưởng đến mục tiêu chung nhiều hoặc/và đòi hỏi nhiều thời gian để thực hiện, nhưng có ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.
Nhóm C: Đòi hỏi ít thời gian và ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.

Mỗi nhóm thường được gán một trọng số khác nhau, phản ánh mức độ quan trọng của chúng. Ví dụ, có thể gán trọng số như sau: A: 50%, B: 30% và C: 20%.

Để đánh giá mức độ hoàn thành của một nhân viên, tất cả ba yếu tố KPI (A, B và C) đều được tính đến và được đánh giá.

Bước 4: Liên kết giữa đánh giá KPI và lương thưởng

Mỗi mức độ hoàn thành KPI sẽ đi kèm với một mức lương thưởng cụ thể cho nhân viên. Chính sách lương thưởng được đề xuất bởi quản lý cấp cao phụ trách chức năng, người xây dựng đánh giá KPI hoặc được thống nhất giữa nhân viên và lãnh đạo. Quyết định cuối cùng thường do lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp đưa ra.

Thường xuyên, cuối mỗi đánh giá, một buổi nghiệm thu công việc được tổ chức để lãnh đạo có cái nhìn rõ ràng về cách thức thực hiện và thành quả công việc của nhân viên. Buổi họp này thường có sự tham gia của cấp quản lý, đồng nghiệp, nhân viên và có thể dựa trên đánh giá từ phía khách hàng để đảm bảo tính khách quan và đầy đủ.

Bước 5: Điều chỉnh tối ưu hóa mẫu đánh giá KPI

KPI không phải là giá trị cố định; chúng cần được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian dựa trên sự phát triển của nhân viên hoặc tác động của các yếu tố ngoại cảnh trong từng chu kỳ đánh giá. Trong điều kiện bình thường, việc đạt mức tối ưu trong công việc có thể mất vài tháng và khi đã xác định được KPI cuối cùng, cần duy trì ít nhất một năm để đảm bảo tính ổn định và đánh giá hiệu quả.

IV. Tính năng đánh giá KPI của phần mềm IBOM

Phần mềm đánh giá KPI của IBOM được thiết kế với nhiều tính năng độc đáo nhằm tối ưu hóa quá trình đánh giá hiệu suất nhân viên và quản lý. Một số chức năng chính của phần mềm như:

Tự động đánh giá kết quả hoàn thành công việc trong tháng của nhân viên và chuyển thông tin này sang quá trình tính lương. Giúp tối giản hóa các công đoạn quản lý hiệu suất và đảm bảo tính chính xác trong quá trình xử lý lương.
Phần mềm áp dụng tỷ lệ điểm quản lý và điểm trực tiếp thực hiện công việc cho từng người. Tạo ra một hệ thống đánh giá linh hoạt, phản ánh đúng vai trò và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong tổ chức.
IBOM hỗ trợ quá trình đánh giá hiệu suất theo 3 cấp độ khác nhau: cấp độ của nhân viên, cấp độ của quản lý trực tiếp và cấp độ của người phụ trách đơn vị. Nhằm tạo ra một hệ thống đánh giá chi tiết, phản ánh mức độ đóng góp của từng cá nhân và cấp quản lý trong toàn bộ tổ chức.

Xem thêm: https://ibom.vn/ibomo-dieu-hanh-cong-viec.html

V. Các mẫu đánh giá KPI cho các vị trí trong doanh nghiệp

Mẫu đánh giá KPI cho cá nhân

Mẫu đánh giá KPI cho phòng nhân sự

Mẫu đánh giá KPI cho phòng kinh doanh

Mẫu đánh giá KPI cho phòng kế toán

Mẫu đánh giá KPI cho phòng SEO

Mẫu đánh giá KPI cho nhân viên CSKH

Mẫu đánh giá KPI cho nhân viên Marketing

Lời kết

Qua bài viết trên của IBOM, bằng cách xây dựng mô hình và sử dụng phương pháp đánh giá KPI phù hợp, doanh nghiệp có thể giữ vững và tăng cường hiệu suất của mình. Đồng thời, việc đặt ra những mục tiêu cụ thể và rõ ràng thông qua KPI sẽ giúp doanh nghiệp hướng đến sự thành công một cách hiệu quả và bền vững.