Phương pháp sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc

Trong cuộc sống hiện đại, chúng ta thường đối mặt với một loạt công việc, nhiệm vụ và yêu cầu đang chờ đợi để hoàn thành. Khả năng ứng phó với áp lực và sắp xếp thứ tự ưu tiên là những kỹ năng quan trọng để đảm bảo chúng ta không bị quá tải và có thể đạt được những mục tiêu quan trọng nhất. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về một số phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, giúp chúng ta xác định những việc quan trọng nhất và ưu tiên chúng một cách thông minh.

Phương pháp Ivy Lee

Có những lúc, dù bạn cố gắng, danh sách công việc vẫn dài và có nhiều việc quan trọng và khẩn cấp. Lúc đó, bạn cần cách tiếp cận sâu hơn để thấy ý nghĩa thực sự của chúng.

Một trong những phương pháp hàng đầu để làm điều đó đã được tạo ra hơn 100 năm trước bởi chuyên gia tư vấn về hiệu suất làm việc Ivy Lee. Phương pháp Ivy Lee giúp bạn ưu tiên đơn giản đến không ngờ.

Cách thực hiện như sau:

• Mỗi ngày kết thúc, viết ra 6 công việc quan trọng nhất cho ngày mai. Không viết quá 6 công việc.
• Sắp xếp ưu tiên 6 công việc này theo mức độ quan trọng thực sự.
• Ngày mai, tập trung vào công việc được xếp đầu tiên. Làm nhiệm vụ đầu tiên xong mới chuyển sang việc thứ hai.
• Tiếp tục như vậy cho đến khi hoàn thành danh sách. Cuối ngày, chuyển những việc chưa làm xong sang danh sách mới cho ngày tiếp theo.
• Lặp lại quy trình trên hàng ngày. 

Giới hạn ở 6 việc mỗi ngày buộc bạn phải xếp ưu tiên thật hợp lý và tập trung vào từng công việc một, tránh lạc hướng bởi những công việc không quan trọng và đảm bảo những công việc bị trì hoãn sẽ được xử lý trước.

Ma trận Eisenhower

Nguyên tắc cơ bản của việc ưu tiên công việc là xác định những việc có hiệu suất cao nhất, nhưng làm thế nào? Ma trận Eisenhower là công cụ tốt khi bạn không biết bắt đầu từ đâu.

Ma trận này được sáng tạo bởi cựu Tổng thống Mỹ Dwight Eisenhower. Nó chia hình vuông thành 4 ô giúp bạn phân loại công việc theo “khẩn cấp” và “quan trọng”. Sau khi có danh sách công việc, bạn đặt chúng vào 1 trong 4 ô theo nguyên tắc:

• Khẩn cấp và quan trọng: Làm ngay
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Lên kế hoạch
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Uỷ thác
• Không quan trọng và không khẩn cấp: Xóa bỏ

Tham khảo ngay Phần mềm hỗ trợ quản lý công việc IBOM ngay tại đây: https://ibom.vn/ibomo-dieu-hanh-cong-viec.html

Phương pháp Master List

Công việc luôn theo trình tự thời gian hoàn thành. Có thể là việc hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Tuy nhiên, không phải ai cũng có khả năng kiểm soát để tạo danh sách có trật tự. Đôi khi, người ta dễ bị lạc hướng vào những công việc nhỏ mà quên đi những nhiệm vụ lớn hơn. Bước đầu để làm việc hiệu quả là tổng hợp lại mọi thứ trước.

Hãy bắt đầu bằng một “Danh sách Chính”. Đây là danh sách tổng hợp tất cả công việc cần làm. Có thể sử dụng ứng dụng ghi chú hoặc ghi trực tiếp lên giấy. Khi có danh sách công việc, bạn chia chúng thành mục tiêu hàng tháng, hàng tuần và hàng ngày.

Ý nghĩa chính của việc tạo “Danh sách Chính” là tránh bị sa đà vào những công việc nhỏ, ít có giá trị. Thường xuyên kiểm tra danh sách này cũng giúp bạn tự tin hơn khi triển khai công việc. Bạn luôn biết công việc nào cần làm tiếp và công việc nào cần làm trước.

Phương pháp ABCDE

Mặc dù phương pháp Ivy Lee tốt để ưu tiên công việc trong ngày, nhưng giữa nhiều công việc quan trọng, làm thế nào bạn biết công việc nào thực sự quan trọng?

Vấn đề xảy ra khi bạn thấy nhiều việc quan trọng như nhau. Lúc đó, bạn có thể áp dụng phương pháp ABCDE của Brian Tracy. Thay vì xếp tất cả vào cùng một mức ưu tiên, phương pháp này giúp bạn chia thành ít nhất 2 mức ưu tiên khác nhau.

Cách thực hiện như sau:

• Gán cho mỗi công việc một chữ cái từ A đến E (A là ưu tiên cao nhất).
• Ở công việc loại A, gán một số thể hiện thứ tự hoàn thành.
• Tiếp tục cho đến khi mỗi công việc có một chữ cái và một số.

Việc chia nhỏ hơn các công việc lớn và gán nhãn giúp bạn hiểu rõ hơn về mức độ quan trọng thực sự của chúng.

Phương pháp MoSCoW

Tên gọi “MoSCoW” là viết tắt của bốn từ đầu của các từ quan trọng trong phương pháp: “Must have”, “Should have”, “Could have” và “Won’t have (this time)”.

• Must have (Phải có): Đây là những yêu cầu bắt buộc phải được thực hiện trong dự án. Nếu không thực hiện được những yêu cầu này, dự án có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng hoặc thậm chí không thể hoàn thành.
• Should have (Nên có): Đây là những yêu cầu quan trọng, tuy nhiên, nếu không thực hiện được chúng, dự án vẫn có thể tiếp tục triển khai. Những yêu cầu này mang tính quan trọng nhưng không gây ra sự cố hoặc ảnh hưởng lớn nếu thiếu.
• Could have (Có thể có): Đây là những yêu cầu mà nếu thực hiện được, sẽ mang lại giá trị cho dự án, nhưng nếu không thực hiện, dự án vẫn có thể tiếp tục mà không gây ra vấn đề lớn.
• Won’t have (this time) (Không có, ít nhất là lúc này): Đây là những yêu cầu mà dự án quyết định không thực hiện trong giai đoạn hiện tại, có thể do hạn chế về thời gian, nguồn lực hoặc ưu tiên.

Phương pháp MoSCoW giúp các nhóm dự án và các bên liên quan định rõ mức độ ưu tiên của các yêu cầu và tập trung vào những phần quan trọng nhất của dự án để đảm bảo rằng chúng được hoàn thành một cách hiệu quả.

Lời kết

Không có một phương pháp duy nhất hoàn hảo cho tất cả mọi người, mà chúng ta có thể linh hoạt kết hợp nhiều cách tiếp cận để tối ưu hóa quản lý thời gian và công việc của mình. Qua bài viết trên của IBOM cùng các công cụ hỗ trợ, chúng ta có thể xây dựng một phong cách quản lý cá nhân riêng, giúp chúng ta đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, tiến gần hơn đến mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp của mình.