3 CHÌA KHÓA ĐỂ QUẢN LÝ CHI PHÍ XÂY DỰNG THÀNH CÔNG

Chủ dự án xây dựng theo dõi chi phí khác với cách các nhà thầu của họ làm. Các công cụ của họ không được xây dựng dựa trên các ưu tiên của chủ sở hữu dự án xây dựng, nhưng chủ sở hữu dự án xây dựng vẫn phải duy trì ngân sách và mang lại lợi nhuận kỳ vọng, cả về ngắn hạn và dài hạn. Có cách nào để theo dõi chi phí một cách hiệu quả để luôn cập nhật mọi khía cạnh của dự án không?

Quản lý chi phí xây dựng không chỉ là có kinh phí và chi tiêu vào những việc đúng đắn. Đó cũng là về việc có dòng tiền thích hợp để đáp ứng các chi phí khi chúng phát sinh. Có nhiều nơi tiền được tiêu và nhiều cơ hội khiến chi phí vượt khỏi tầm kiểm soát.

Các quy trình thủ công góp phần làm tăng chi phí

• Yếu tố bắt đầu chậm. Không có gì lạ khi một dự án được lên ý tưởng và tài trợ tại một thời điểm, sau đó được ký kết rất lâu sau đó ― mà không có bất kỳ sự điều chỉnh nào đối với ngân sách.
• Lập hóa đơn chậm trễ. Các quy trình phê duyệt hóa đơn thủ công có thể kéo dài thêm 90 ngày vào chu kỳ kế toán, khiến các sổ sách kế toán nhanh chóng bị lỗi thời.
• Vấn đề tuân thủ. Kế toán được điều chỉnh bởi các quy tắc nghiêm ngặt có hậu quả nghiêm trọng. Các vi phạm và tiền phạt tăng dần có thể do các phương pháp theo dõi không nhất quán hoặc do bảng tính hoặc hệ thống trên giấy không có khả năng theo dõi thông tin cần thiết một cách chính xác. Các nhà quản lý dự án bận rộn có thể nghỉ dự án của họ trong nhiều tuần mỗi năm để giúp theo dõi các tài liệu theo yêu cầu của kiểm toán viên.
• Gánh nặng hành chính. Các giao dịch thường được xử lý qua email, nơi chúng có thể bị trì hoãn trong nhiều ngày hoặc hoàn toàn bị bỏ qua. Chi phí có thể tăng lên dễ dàng vì phong cách hành chính không hiệu quả này.
• Một tâm lý dựa trên giấy tờ. Nhiều tổ chức vẫn dựa vào bảng tính và tài liệu trên giấy để quản lý các dự án cải thiện vốn của họ, thậm chí là những dự án trị giá hàng tỷ đô la. Ngoài ra, khi phát sinh các cam kết mới và các đơn đặt hàng thay đổi, các bản sao của tài liệu sẽ tăng lên, nhanh chóng khiến hầu hết các bản sao trước đó trở nên lỗi thời.
• kiện tụng. Xây dựng là một ngành rất kiện tụng. Tỷ suất lợi nhuận cho các nhà thầu thấp, thường là khoảng 3 phần trăm. Nếu phát sinh thêm chi phí ngoài kế hoạch, một nhà thầu sẽ đấu tranh hết mình để không phải chịu gánh nặng.

Ngoài ra, nhiều chủ dự án xây dựng giám sát nhiều dự án. Việc duy trì trong phạm vi ngân sách quan trọng đến mức một số người xây dựng các khoản dự phòng vượt quá ngân sách đáng kể trong kế hoạch dự án vốn của họ. Bám vào chiếu đó thì coi như thắng.

Quản lý chi phí là khả năng nhìn thấy chi phí và sau đó kiểm soát chúng. Cạo thậm chí 1 phần trăm hoặc 2 phần trăm ngân sách xây dựng có thể mang lại khoản tiết kiệm đáng kể. Đối với nhiều chủ dự án, đó là một thách thức lớn nhưng họ có thể giải quyết một cách hiệu quả thông qua cách tiếp cận ba hướng: Bắt đầu với sự lãnh đạo mạnh mẽ; chủ động, không phản ứng; và sắp xếp con người, quy trình và công nghệ.

1. Bắt đầu với sự lãnh đạo mạnh mẽ

Khi một dự án tiến triển, hàng trăm nhà cung cấp, hàng chục bảng tính, hệ thống theo dõi khác nhau và hàng nghìn quyết định được đưa ra. Quản lý chi phí có thể vượt khỏi tầm kiểm soát một cách nhanh chóng. Các dự án đã được biết là vượt quá ngân sách ban đầu từ 100 phần trăm đến 300 phần trăm. Rất ít doanh nghiệp tư nhân có thể tồn tại sau nhiều lần vượt chi phí như vậy, và các quan chức trả lời người nộp thuế có thể bị mất việc làm.

Một yếu tố chính trong sự thành công của bất kỳ dự án nào là khả năng lãnh đạo. Chủ dự án xây dựng phải được đầu tư vào sự thành công của dự án và chịu trách nhiệm hoàn toàn về điều đó. Các nhà thầu, nhà thiết kế và nhà sản xuất vật liệu xây dựng ở đó để cung cấp dịch vụ, nhưng đồng tiền dừng lại ở bàn của chủ dự án. Khi quản lý chi phí xây dựng, chủ dự án có một số trách nhiệm, bao gồm:

• Tích hợp tóm tắt chi phí từ ý tưởng dự án đến công việc sử dụng cơ sở sau xây dựng
• Đảm bảo rằng các quỹ được phân bổ cho mọi giai đoạn của dự án, từ mua lại bất động sản đến kiến ​​trúc và thiết kế, cấp phép, kỹ thuật và tất nhiên là xây dựng
• Đưa ra các quyết định về chi phí giúp cải thiện tổng chi phí sở hữu cho dự án theo thời gian, ngoài chi phí xây dựng trước mắt
• Tạo sự minh bạch về cách thức, thời gian và địa điểm chi tiền để đảm bảo tuân thủ quy định và giám sát thích hợp
• Lập kế hoạch cho các trường hợp dự phòng có thể ảnh hưởng đến chi phí dự kiến ​​và thực tế
• Dự báo chi phí cuối cùng khi hoàn thành bất cứ lúc nào trong quá trình chuyển giao dự án

Bằng cách chuyển đổi từ quy trình thủ công, dựa trên giấy tờ sang giải pháp kỹ thuật số, người lãnh đạo có thể giúp bảo vệ các dự án của họ khỏi những loại rủi ro này và hơn thế nữa.

2. Chủ động, không phản ứng
Ngay cả những kế hoạch tốt nhất cũng có thể thay đổi, và điều đó chắc chắn đúng trong ngành xây dựng. Ngân sách dự án xây dựng đặc biệt dễ bị thay đổi đơn đặt hàng, hầu hết trong số đó là do lỗi và thiếu sót trong kế hoạch hoặc thông số kỹ thuật, điều kiện địa điểm không lường trước được, thay đổi mã, thay đổi do chủ sở hữu dự án xây dựng và tiến bộ công nghệ.

Thay đổi thứ tự gây gián đoạn cả về thời gian và nguồn lực và có thể chiếm một phần lớn chi phí dự án, nhưng không nhất thiết phải như vậy. Trong khi một số lệnh thay đổi là không thể tránh khỏi, một số khác là không cần thiết. Hợp tác, minh bạch và phương pháp quản lý chi phí xây dựng phù hợp có thể giảm thiểu các yêu cầu thay đổi đối với các dự án hiện tại và tương lai.

Dự báo mạnh mẽ, chính xác dựa trên dữ liệu thời gian thực cho phép các nhà quản lý dự án xây dựng dự đoán và lập kế hoạch cho những thay đổi trước khi chúng xảy ra hoặc trong một số trường hợp có thể tránh chúng hoàn toàn. Tư duy chủ động đòi hỏi nhà thầu phải minh bạch, thực hiện các phê duyệt chính thức và kiểm tra các quyết định mà nhà thầu đưa ra. Hệ thống quản lý chi phí tự động, dựa trên dữ liệu giúp dự đoán rủi ro chi phí một cách dễ dàng, giảm thiểu và loại bỏ những rủi ro đó, đồng thời thúc đẩy hiệu suất dự án trong quá khứ trong quá trình ra quyết định hiện tại và tương lai. Những chủ dự án thành công không tự nhủ: “Đó là trách nhiệm của nhà thầu”. Thay vào đó, họ hiểu rằng bất kỳ sai sót hoặc sơ sót nào của nhà thầu cuối cùng sẽ phải trả giá bằng chi phí trực tiếp hoặc do chậm tiến độ. Chủ sở hữu dự án hàng đầu có một ”

3. Điều chỉnh con người, quy trình và công nghệ

Nếu nhóm của chủ dự án có quyền truy cập vào dữ liệu cần thiết khi cần, thì thành viên của nhóm sẽ cố gắng hết sức. Các quy trình và công nghệ nên tích hợp để mỗi người có quyền truy cập vào thông tin họ cần cho vai trò của họ. Một hệ thống quản lý chi phí mạnh mẽ và sự sẵn sàng đầu tư vào những người sẽ điều hành nó sẽ tạo ra một nền tảng vững chắc cho sự thành công. Khi chủ sở hữu dự án xây dựng sở hữu quyền kiểm soát thống nhất, đơn giản đối với các quỹ dựa trên dự báo chính xác, dựa trên dữ liệu, họ có thể tiết kiệm hàng triệu đô la trong khi vẫn giữ được sự hài lòng của tất cả các bên liên quan.

Tìm kiếm một hệ thống linh hoạt, dễ uốn nắn nhưng chi tiết có khả năng tổng hợp dữ liệu trong dự án hàng ngày, cũng như giữa các dự án với cấp độ chương trình. Một hệ thống buộc phải nhất quán sẽ giúp đảm bảo dự án không vượt quá ngân sách. Nó phải dễ sử dụng, đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan và cung cấp tính minh bạch và khả năng hiển thị trong mọi lĩnh vực thực hiện dự án. Một giải pháp quản lý chi phí xây dựng phải phù hợp với doanh nghiệp. Bắt đầu bằng cách thiết lập các mục tiêu cụ thể, sau đó lặp đi lặp lại và tập trung vào việc mở rộng quy trình liên tục.

Một giải pháp phù hợp với doanh nghiệp và ngành

Chi phí xây dựng không cần phải vượt khỏi tầm kiểm soát. Người quản lý dự án xây dựng có thể hạn chế chi phí, cải thiện khả năng hiển thị và luôn cập nhật mọi khía cạnh của dự án từ đầu đến cuối.

Hãy tham khảo Giải pháp chuyên sâu cho Chủ đầu tư, Tổng thầu & Nhà thầu thi công – IBOM. Với các phân hệ quản lý, hỗ trợ toàn diện cho các doanh nghiệp xây dựng, chủ đầu tư có thể dễ dàng quản lý được tiến độ thi công công trinh, quản lý dự án. Kiểm soát tất cả các báo cáo một cách chủ động và rõ ràng. Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE : 0966.615.152. Chuyên gia chúng tôi sẽ tư vấn hỗ trợ giải đáp và đưa ra các giải pháp phù hợp nhất với từng doanh nghiệp. Rất hân hạnh được phục vụ và đồng hành cùng quý doanh nghiệp.