4 CHÌA KHÓA ĐỂ QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG HIỆU QUẢ

Trong xây dựng, việc hoàn thành tốt công việc được thực hiện thông qua việc quản lý dự án hiệu quả. Cung cấp một dự án chất lượng cho khách hàng của bạn đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách, đồng thời mang lại lợi nhuận cho bạn và các nhà thầu phụ của bạn không phải là điều dễ dàng. Nó đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận, giám sát chi tiết tiến độ, giao tiếp và hợp tác giữa tất cả các bên liên quan chính và các thành viên trong nhóm.

Lập kế hoạch
Lập kế hoạch chi tiết và chiến lược là khía cạnh quan trọng nhất của việc quản lý dự án xây dựng thành công. Dự án càng phức tạp thì càng phải lập kế hoạch nhiều hơn. Một dự án được lập kế hoạch tốt sẽ tối đa hóa hiệu quả và đưa ra lộ trình từng bước để hoàn thành công việc đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách. Trong quá trình lập kế hoạch, bạn sẽ phát triển các tài liệu phân phối, xác định mục tiêu và thiết lập các mốc quan trọng của dự án.

Khi lập kế hoạch cho một dự án xây dựng, bạn phải xác định thiết bị nào sẽ cần, cần bao nhiêu lao động, điều phối các nhà thầu phụ của bạn và đảm bảo vật liệu xây dựng được xếp hàng và đúng lịch trình. Các khía cạnh khác cần được thiết lập trong giai đoạn lập kế hoạch bao gồm phát triển kế hoạch an toàn, kế hoạch truyền thông và thực hiện đánh giá rủi ro và lập kế hoạch ứng phó.

Có rất nhiều cách để một dự án có thể đi chệch hướng. Có một kế hoạch được xây dựng cẩn thận và được thực hiện tốt có thể giúp bạn giảm thiểu và giải quyết các vấn đề một cách lâu dài trước khi chúng phát sinh.

Giám sát Tiến độ & Thực hiện Điều chỉnh
Khi bắt đầu xây dựng, mục tiêu là đảm bảo mọi thứ tiến triển theo kế hoạch càng nhiều càng tốt. Thông thường, một dự án sẽ bị trật bánh bởi một số vấn đề nhỏ thay vì một vấn đề lớn. Phân tích cẩn thận các báo cáo tiến độ hàng ngày, theo dõi ngân sách và lịch trình, và quản lý rủi ro đòi hỏi mức độ chú ý cao đến từng chi tiết.

Xác định một vấn đề hoặc một sự trì hoãn sắp tới là bước đầu tiên. Bước thứ hai yêu cầu một chút công việc thám tử. Nếu một nhiệm vụ hoặc hoạt động bị chậm tiến độ, điều quan trọng là phải xác định nguyên nhân gốc rễ. Nếu năng suất giảm, có thể là do bạn không có đủ lực lượng lao động phân bổ cho nhiệm vụ cụ thể đó. Các nguyên nhân khác có thể dẫn đến năng suất thấp bao gồm không có đủ thiết bị tại chỗ hoặc có thể có sự chậm trễ trong giao hàng nguyên vật liệu.

Khi bạn đã phát hiện ra nguyên nhân của vấn đề, cho dù đó là sự thiếu hụt lao động hay do ngân sách bị thấu chi do làm lại, bạn cần phải điều chỉnh lại kế hoạch và lịch trình của mình và tìm ra giải pháp cho vấn đề để đưa dự án trở lại đúng tiến độ.

Hiện nay đã có rất nhiều giải pháp phần mềm quản lý thi công, giám sát công trình,  nhằm mục đích hỗ trợ quản lý quá trình thực hiện dự án được diễn ra hiệu quả nhất.

Nổi bật là giải pháp iBom phần mềm chuyên sâu cho chủ đầu tư tổng thầu và nhà thầu thi công. Với tích hợp nhiều phân hệ trong tổng thể giải pháp : quản lý đầu tư, quản lý công trình, quản lý cung ứng, quản lý kho, quản lý tài sản…iBom được đánh giá rất cao trên thị trường.

Theo đánh giá mới nhất thì giải pháp quản lý thi công công trình iBom với phân hệ quản lý dự án, quản lý kho đã giúp hàng nghìn doanh nghiệp kiểm soát được rủi ro, nhằm nâng cao chất lượng công trình, đảm bảo tiến độ thi công.

Liên lạc
Giao tiếp hiệu quả là yếu tố quan trọng để hoàn thành thành công bất kỳ dự án xây dựng nào. Giao tiếp tốt có thể cải thiện tinh thần đồng đội và dẫn đến sự hợp tác trong dự án tốt hơn. Giao tiếp kém có thể dẫn đến hiểu lầm, chậm trễ và các vấn đề khó khăn. Các phương pháp giao tiếp cho các nhiệm vụ cụ thể và chia sẻ thông tin cần được thiết lập sớm trong dự án và được tất cả các bên liên quan đồng ý.

Các tài liệu hợp đồng, bao gồm các bản vẽ, thông số kỹ thuật, các mẫu đơn đặt hàng thay đổi và yêu cầu cung cấp thông tin (RFI), và các báo cáo tiến độ thiết lập cơ sở cho tất cả các giao tiếp xây dựng. Điều quan trọng là bất kỳ trao đổi trực tiếp nào không được nêu trong các tài liệu hợp đồng đều nhận được sự ủy quyền thích hợp và bất kỳ thay đổi nào đối với phạm vi hoặc lịch trình cần thực hiện đều được ghi lại và báo cáo thông qua các kênh thích hợp.

Thiết lập một luồng thông tin nhất quán liên quan đến việc xác định các điểm tiếp xúc với thông tin liên lạc cho các thành viên chính trong nhóm là rất quan trọng để đảm bảo rằng thông tin được đến đúng người kịp thời. Các mục như RFI, đơn đặt hàng thay đổi và báo cáo hàng ngày thường được trình bày trong các tài liệu hợp đồng với các biểu mẫu cụ thể của riêng chúng và các thủ tục đệ trình phải được tuân theo. Bạn có thể được yêu cầu nộp báo cáo hàng ngày, nhưng chủ sở hữu có thể chỉ muốn được cập nhật cách tuần.

Luồng giao tiếp ảnh hưởng đến luồng của một dự án xây dựng. Các vấn đề và sự chậm trễ bắt đầu xảy ra khi mọi người ngừng giao tiếp hoặc trả lời các câu hỏi. Khi mọi người hợp tác và giao tiếp hiệu quả và hiệu quả, các dự án có xu hướng chạy trơn tru hơn và được hoàn thành đúng thời hạn và ngân sách.

Sự hợp tác
Hợp tác dự án tốt không chỉ là tất cả mọi người đều hoàn thành nhiệm vụ đúng tiến độ. Nó liên quan đến việc xây dựng mối quan hệ với tất cả các bên liên quan dựa trên sự tin tưởng và tôn trọng để cùng nhau hoàn thành một dự án thành công. Có thể hợp tác và phối hợp các nỗ lực để cải thiện năng suất là điều cần thiết. Một phần của điều này có thể được thực hiện bằng cách có sẵn một kế hoạch truyền thông tốt.

Để các thành viên chủ chốt của nhóm tham gia vào giai đoạn lập kế hoạch cũng có thể dẫn đến sự hợp tác tốt hơn. Chia sẻ ý tưởng và chuyên môn giải quyết vấn đề và hậu cần. Một phần của quá trình hợp tác có thể bao gồm phân bổ rủi ro cho các bên được trang bị tốt nhất để đối phó với chúng. Hợp tác đi đôi với giao tiếp tốt và giữ mọi người cùng nhau trên cùng một trang. Nó xoay quanh việc tin tưởng tất cả các bên và đánh giá đầu vào của họ như những thành viên không thể thiếu của nhóm.

Công nghệ đã có tác động đáng kể đến việc cải thiện giao tiếp và tạo điều kiện cho sự hợp tác mạnh mẽ hơn trong vài năm qua. Mọi thứ từ điện thoại thông minh và máy tính bảng đến Mô hình thông tin tòa nhà (BIM) và phần mềm quản lý dự án dựa trên đám mây đã giúp việc quản lý các dự án xây dựng trở nên dễ dàng hơn.