NHỮNG LƯU Ý CHO NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN KHI MỚI BẮT ĐẦU

QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG (CPM) LÀ GÌ?
Nói một cách đơn giản, quản lý dự án xây dựng là quá trình quản lý và duy trì sáng kiến ​​xây dựng, cho dù đó là việc tạo ra một tòa nhà mới, đường xá, đập nước, hệ thống thoát nước, v.v.

Theo một số cách, tôi cảm thấy như thể xây dựng là một trong những hình thức quản lý dự án thuần túy nhất, đặc biệt là vì nó chia sẻ nhiều bước quản lý dự án cơ bản .

Đó là một hình thức quản lý dự án dựa trên nhiệm vụ có điểm bắt đầu và điểm kết thúc được xác định rõ ràng với các hạn chế về thời gian, nguồn lực, nhân lực, thời tiết và nhiều yếu tố khác. Họ sử dụng nhiều công cụ quản lý dự án , nguyên tắc quản lý dự án và quy trình giống nhau mà bạn mong muốn thấy ở một nhóm sáng tạo hoặc nhóm công ty, nhưng cũng có nhiều điểm khác biệt.

Khái niệm cơ bản về quản lý dự án xây dựng là gì?
Bây giờ bạn đã có hiểu biết cơ bản về CPM, tôi đã trình bày một số điều cơ bản mà bạn nên biết trước khi thực hiện các quy trình tiến hành một trong những dự án này.
Có tất cả các loại dự án xây dựng ngoài kia, nhưng để đơn giản, tôi đã thu hẹp các nhu cầu xây dựng phổ biến nhất thành năm loại riêng biệt:

– Xây dựng hoặc cải tạo nhà ở: Các dự án này bao gồm từ xây dựng nhà mới, tòa nhà chung cư và khu nhỏ đến tái cơ cấu, cải thiện và xây dựng lại nhà ở hiện có.
– Xây dựng thương mại: Các loại dự án này bao gồm một danh sách dài các loại tòa nhà bao gồm cơ sở thể thao, bệnh viện, nhà kho, cửa hàng bán lẻ, trung tâm thương mại, trường học và nhà máy sản xuất.
– Xây dựng đường bộ: Dự án xây dựng yêu thích của mọi người vào giờ cao điểm, bao gồm xây dựng đường cao tốc, cải tạo đường, lát đường, v.v.
– Xây dựng công nghiệp: Các dự án này tương tự như xây dựng thương mại, nhưng nghiêng nhiều hơn về các nhà máy điện, dự án dầu khí (giàn khoan, giàn lọc dầu, giàn khoan đất liền, v.v.) và các nhà máy sản xuất hạng nặng.
– Xây dựng hạng nặng: Những dự án này bao gồm bất kỳ thứ gì thường không được coi là tòa nhà tiêu chuẩn, chẳng hạn như nhà máy xử lý nước thải, đập và cơ sở kiểm soát lũ lụt.
Các loại mô hình kinh doanh xây dựng
Có hai mô hình kinh doanh riêng biệt mà bạn sẽ tìm thấy khi điều hướng ngành xây dựng. Chúng giống nhau nhưng có chút khác biệt về cách thức tiến hành dự án và người xử lý chúng.

Hợp đồng thiết kế, đấu thầu, xây dựng:

Đây là mô hình kinh doanh xây dựng phổ biến nhất trong đó các bên liên quan của dự án chọn một nhà thầu để hoàn thành việc xây dựng sau khi kỹ sư hoặc kiến ​​trúc sư vẽ bản thiết kế. Hầu hết các dự án sẽ được tiến hành theo cách này.
Hợp đồng thiết kế, xây dựng: Loại mô hình kinh doanh xây dựng này giữ mọi thứ trong nhà, từ thiết kế tòa nhà cho đến việc thực hiện dự án . Mặc dù điều này đẩy nhanh vòng đời dự án , nhưng hầu hết các bên liên quan đều không có vốn và nhân lực nội bộ để thực hiện điều này. Trách nhiệm của chủ quản lý dự án đầu tư xây dựng. Rõ ràng, trách nhiệm đầu tiên và quan trọng nhất của CPM là giám sát và hướng dẫn dự án xây dựng của họ.

Tuy nhiên, điều này quá chung chung và không đưa ra ngữ cảnh thích hợp cho những gì CPM thực hiện hàng ngày. Mặc dù các trách nhiệm của CPM có thể hơi khác nhau giữa các dự án dựa trên nhu cầu hoàn cảnh, nhưng có bảy trách nhiệm riêng biệt thuộc trách nhiệm của họ:

– Ước tính chi phí dự án
– Tập hợp một ngân sách dự án
– Tạo một lịch trình
– Thiết lập các tham số cho cách thức thực hiện dự án
– Giao tiếp và cộng tác với các bên liên quan của dự án
– Giáo dục công nhân và các đội về chi tiết hợp đồng
– Giám sát tất cả các chuyên gia làm việc liên quan đến việc tuân thủ quy định và xây dựng
– Thực hiện quản lý rủi ro
– Như đã nêu trước đây, tám trách nhiệm này không phải là toàn diện cho mọi dự án xây dựng đơn lẻ.

Trên thực tế, một số trách nhiệm này có thể được giao cho các chuyên gia khác có liên quan đến dự án, nhưng cuối cùng thì CPM sẽ phải trả lời cho từng nhiệm vụ này vào cuối ngày. Điều đó có nghĩa là tốt nhất là CPM của bạn nên tham gia vào một số khả năng trong việc thực hiện các trách nhiệm này.

Những trở ngại chung của dự án xây dựng
Không có dự án nào là không có rủi ro, đặc biệt là khi nói đến quản lý xây dựng, nơi tính mạng luôn được đặt lên hàng đầu. Đó là lý do tại sao tôi đã xác định bốn trong số những trở ngại phổ biến nhất mà CPM gặp phải khi lập kế hoạch và thực hiện một dự án xây dựng.

– Lập kế hoạch ngân sách kém
– Vi phạm OSHA
– Giao tiếp kém
– Mốc không xác định
Có thể tránh được một số trở ngại này cũng như những trở ngại khác bằng cách sử dụng đánh giá rủi ro xác định khả năng xảy ra những vấn đề này và các bước bạn sẽ thực hiện để giải quyết vấn đề nếu vấn đề phát sinh.

6 giai đoạn quản lý dự án xây dựng
Mặc dù quản lý dự án xây dựng phần nào tuân theo quy trình quản lý dự án tiêu chuẩn , nhưng có một số khác biệt tinh tế mà bạn phải hiểu. Đó là lý do tại sao tôi đã tập hợp danh sách đầy đủ sáu giai đoạn chính của dự án xây dựng này.

Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự án
Bất kể bạn hoạt động theo mô hình kinh doanh nào, dự án xây dựng của bạn sẽ luôn bắt đầu bằng giai đoạn hình thành ý tưởng.

Đây là điểm khởi đầu mà các bên liên quan của dự án sẽ hình thành ý tưởng cho dự án xây dựng, nghiên cứu địa điểm xây dựng, thiết lập bộ tiêu chuẩn đầu tiên để hoàn thành và thiết lập thời điểm dự án phải hoàn thành.

Các bên liên quan sẽ gửi những phát hiện này cho một kiến ​​trúc sư hoặc kỹ sư để vẽ bản thiết kế chi tiết cho việc xây dựng dự án này, thường là với sự giám sát của người quản lý dự án xây dựng. Người quản lý này sẽ truyền đạt nhu cầu của dự án này cùng với các bên liên quan tới các nhà thiết kế này và giải quyết mọi vấn đề tiềm ẩn phát sinh trong giai đoạn lên ý tưởng này.

Có ba khía cạnh chính của thiết kế phải được bao phủ bởi các bên liên quan, CPM và kỹ sư hoặc kiến ​​trúc sư:

– Tính khả thi
– Sơ đồ thiết kế
– Văn bản hợp đồng
– Khi các kế hoạch này được hoàn thiện, các bên liên quan sẽ bắt đầu thông báo về việc ký hợp đồng nếu mô hình kinh doanh thuộc biến thể “thiết kế, đấu thầu, xây dựng”. Sau khi các nhà thầu bắt đầu nộp hồ sơ dự thầu, các bên liên quan sẽ đánh giá các hồ sơ dự thầu này và chọn hồ sơ dự thầu phù hợp nhất với nhu cầu và chi phí của họ.

Giai đoạn 2: Tiền thi công
Bây giờ các bên liên quan đã vạch ra kế hoạch cho dự án và chọn một nhà thầu để thực hiện công việc, đã đến lúc CPM bắt đầu chuẩn bị cho giai đoạn thực hiện.

Những công việc chuẩn bị này bao gồm kiểm tra địa điểm, kiểm tra đất, tạo lịch trình dự án , kiểm tra mọi vấn đề không mong muốn tại địa điểm, tập hợp các vật liệu cần thiết, chọn phần mềm quản lý dự án xây dựng , cũng như tập hợp nhóm dự án và cơ sở công nhân của bạn.

Một số vai trò của nhóm xây dựng tiêu chuẩn bao gồm:

– Người giám sát công việc: Người trung gian làm việc giữa công nhân xây dựng hiện trường và CPM để đảm bảo giám sát công việc và đảm bảo tất cả các kế hoạch dự án được truyền đạt.
– Người xúc tiến xây dựng: Người này chịu trách nhiệm quản lý nguyên vật liệu chảy từ nhà cung cấp đến dự án. Họ chịu trách nhiệm xác định các vật liệu cần thiết, đặt hàng những vật liệu đó và đảm bảo kiểm soát chất lượng vật liệu.
– Người quản lý an toàn: Cá nhân này đảm bảo rằng tất cả nhân viên tại công trường đều tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn đã đặt ra và báo cáo mọi rủi ro có thể xảy ra trong công việc.
– Quản đốc công trình: Quản đốc là người phụ trách công nhân tại công trường. Họ giám sát dự án, theo dõi việc hoàn thành các nhiệm vụ, giải quyết bảng lương và quản lý thời gian của từng công nhân trên trang web.
– Thợ điện: Như tên cho thấy, thợ điện liên quan đến việc thiết lập các kết nối điện trong một dự án xây dựng.
– Công nhân xây dựng: Đây là những con ong bận rộn đóng đinh, đổ bê tông và vận hành máy móc lớn đưa dự án vào cuộc sống.

Giai đoạn 3: Thực hiện dự án
Bạn đã tập hợp mọi thứ lại với nhau, kế hoạch của bạn đã được thiết lập, tài liệu của bạn ở đây và nhóm của bạn đã sẵn sàng. Đã đến lúc biến những bản thiết kế này thành hiện thực. Mục tiêu của bạn là đảm bảo rằng dự án này kết hợp với nhau mà không gặp bất kỳ sự cố nào, nhưng vì tất cả chúng ta đều là con người và có thể mắc lỗi, nên khả năng thực thi không gặp sự cố là rất nhỏ.

Đó là lý do tại sao bạn nên có đánh giá rủi ro trong kế hoạch dự án của mình trước khi bắt đầu giai đoạn này. Nếu có bất kỳ điều gì không ổn xảy ra, tất cả những gì bạn phải làm là tuân theo kế hoạch ứng phó quản lý rủi ro của mình để khắc phục những vấn đề đã lường trước này.

Giai đoạn 4: Vận hành
Ngày cuối cùng đã đến. Dự án xây dựng của bạn đã kết thúc, nhưng trước khi ăn mừng, bạn còn một vài bước nữa để hoàn thành. Tiếp theo là giai đoạn chạy thử khi bạn kiểm tra tất cả các hệ thống của mình, khắc phục mọi lỗi và đào tạo nhân viên của chủ sở hữu tòa nhà về cách vận hành và bảo trì tòa nhà để sử dụng tối ưu.

Đảm bảo rằng bạn ghi lại toàn bộ quy trình này để lưu hồ sơ của riêng bạn cho các mục đích được mô tả trong bước tiếp theo.

Giai đoạn 5: Thời gian sử dụng và bảo hành
Sau khi chủ sở hữu tòa nhà mới chuyển đến, đó là lúc thời gian bảo hành bắt đầu. Có hai loại bảo hành mà bạn cần quan tâm trong thời gian sử dụng ban đầu này:

Bảo hành theo hợp đồng: Bất kỳ bảo đảm nào được ghi trong hợp đồng liên quan đến hệ thống và tính toàn vẹn cấu trúc của tòa nhà.
Bảo hành ngụ ý: Bất kỳ bảo đảm nào được ghi trong luật liên quan đến tòa nhà.
Nếu bạn đã hướng dẫn rõ ràng cho các chủ sở hữu về việc bảo trì định kỳ cho tòa nhà này và ghi lại toàn bộ quá trình, thì bạn sẽ bao quát mọi phần của mình nếu có bất kỳ sự cố nào xảy ra do lỗi của người dùng. Đối với bất kỳ vấn đề nào về chất lượng, những vấn đề đó sẽ được bảo hành trong thời gian bảo hành để đảm bảo rằng chất lượng của công trình đáp ứng hoặc vượt quá mong đợi của chủ sở hữu.

Giai đoạn 6: Kết thúc
Bạn đã đáp ứng tất cả các nghĩa vụ theo hợp đồng của mình, điều đó có nghĩa là đã đến lúc kết thúc mọi khía cạnh còn lại của dự án, chẳng hạn như đánh giá dự án sau xây dựng, lưu trữ mọi tài liệu còn lại và chuẩn bị mọi bài học được báo cáo trong dự án này trong để cải thiện trong tương lai.

Lời khuyên để thành công trong quản lý dự án xây dựng
Cuối cùng, bây giờ bạn đã hiểu CPM từ những trở ngại đối với kế hoạch quản lý dự án , sau đây là ba mẹo sẽ giúp bạn có thêm động lực cần thiết để thành công.

Mẹo 1: Giao tiếp là chìa khóa
Giống như bất kỳ hình thức quản lý dự án nào, giao tiếp hoặc thiếu nó có thể tạo ra hoặc phá vỡ kế hoạch và thực hiện của bạn. Giao tiếp là cách bạn xây dựng mối quan hệ với nhóm của mình, các bên liên quan và nhà thầu phụ của bạn.

Nếu không có những mối quan hệ lành mạnh và con đường giao tiếp khả thi này, sẽ không có hồi kết cho những sai lầm và vấn đề mà bạn sẽ gặp phải.

Mẹo 2: Đọc kỹ tất cả các hợp đồng
Tất nhiên, điều này đến từ một anh chàng không bao giờ đọc các điều khoản và điều kiện của Apple bởi vì tôi đã bán linh hồn của mình cho tập đoàn khổng lồ đó.

Nói như vậy, khi nói đến hợp đồng, không có gì gọi là “quá cẩn thận” khi đọc qua chúng. Bạn không muốn thấy mình ngập đầu trong một vấn đề hợp đồng khi cuối cùng bạn quyết định đọc qua những gì bạn đã đồng ý bởi vì lúc đó thì đã quá muộn.

Mẹo 3: Thu hút sự tham gia của các bên liên quan trong mỗi lần thay đổi kế hoạch
Khi thực hiện bất kỳ dự án nào, đặc biệt là các dự án xây dựng, có những kỳ vọng nhất định phải được đáp ứng để thực hiện các nghĩa vụ theo hợp đồng và giữ cho dự án xây dựng của bạn đúng tiến độ .

Khi mọi thứ phải thay đổi để đối phó với hoàn cảnh thay đổi, điều này có nghĩa là các kỳ vọng phải được quản lý.

Cách tốt nhất và lành mạnh nhất để quản lý những kỳ vọng đó khi kế hoạch thay đổi là thu hút các bên liên quan của bạn tham gia vào những thay đổi đó, yêu cầu phản hồi từ họ và giữ họ cập nhật những phát triển này.

Với rất nhiều các giải pháp hỗ trợ cho chuyên gia quản lý dự án, ngoài kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực quản lý tiến độ thi công, quản lý dự án xây dựng. Chúng tôi còn có hơn 15 năm áp dụng giải pháp phần mềm iBOM cho các doanh nghiệp xây dựng lớn nhỏ tại Việt Nam. Nếu các bạn cần chúng tôi cung cấp thêm thông tin, hoặc muốn tư vấn bởi chuyên gia của chúng tôi, vui lòng liên hệ ngay đến hotline : 0966.615.152 để biết thêm thông tin chi tiết.