Các cơ cấu tổ chức quản lý dự án cơ bản

Dự án là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh và phát triển của các tổ chức. Việc lựa chọn cơ cấu tổ chức quản lý dự án phù hợp có thể ảnh hưởng đáng kể đến sự thành công của dự án. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về các loại cơ cấu tổ chức quản lý dự án cơ bản và so sánh ưu điểm và nhược điểm của mỗi loại.

Cơ cấu tổ chức dự án mô hình ma trận

Cơ cấu tổ chức dự án mô hình ma trận kết hợp cả cơ cấu theo chức năng và theo dự án. Điều này có nghĩa rằng các nhân viên được giao nhiệm vụ dự án, nhưng vẫn thuộc quyền quản lý của các bộ phận chức năng.

Ưu Điểm

• Hiệu quả trong sử dụng nguồn lực: Các nguồn lực có thể được tận dụng hiệu quả hơn khi cộng tác giữa các bộ phận chức năng và nhóm dự án.
• Chú trọng đến các hoạt động dự án hơn: Mục tiêu dự án được đặt lên hàng đầu và được quản lý chặt chẽ.
• Dễ dàng phân công nhiệm vụ mới hậu dự án: Sau khi dự án hoàn thành, các thành viên có thể được chuyển sang các dự án mới hoặc quay trở lại bộ phận chức năng ban đầu.
• Linh hoạt trong phân công nhiệm vụ: Các nhân viên có khả năng làm việc trên nhiều dự án cùng một lúc.

Nhược Điểm

• Bất đồng không cần thiết giữa nhà quản lý dự án và trưởng các bộ phận chức năng: Mô hình ma trận có thể tạo ra sự bất đồng về quyền lực và quyết định.
• Cạnh tranh nội bộ trong huy động nguồn lực: Các bộ phận chức năng có thể cạnh tranh với nhau để giành quyền sử dụng nguồn lực cho các dự án.
• Căng thẳng và nhiều áp lực đối với cán bộ dự án: Cán bộ dự án phải đối mặt với áp lực từ cả nhà quản lý dự án và các trưởng bộ phận chức năng.
• Công việc thực hiện chậm: Sự cần thiết phải thống nhất quyết định có thể làm chậm quá trình thực hiện dự án.

Cơ cấu tổ chức dự án mạng lưới

Cơ cấu tổ chức dự án mạng lưới liên kết các tổ chức, công ty hoặc cá nhân không thuộc cùng một tổ chức duy nhất để thực hiện dự án.

Ưu Điểm

• Cắt giảm chi phí: Khả năng huy động nguồn lực từ nhiều nguồn có thể giúp tiết kiệm chi phí.
• Huy động được các chuyên gia giỏi: Có thể tìm kiếm và thuê các chuyên gia giỏi từ nhiều nguồn khác nhau.
• Linh hoạt trong việc thực hiện dự án: Khả năng tập hợp nguồn lực linh hoạt từ nhiều nguồn giúp thích nghi với biến đổi trong dự án.

Nhược Điểm

• Sự hợp tác có thể bị phá vỡ: Sự phụ thuộc vào nhiều tổ chức khác nhau có thể dẫn đến xung đột hoặc sự hủy bỏ hợp tác.
• Dễ mất kiểm soát: Việc quản lý các thành viên không thuộc cùng một tổ chức có thể gây khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát dự án.
• Các thành viên dự án trao đổi và thảo luận công việc chủ yếu qua điện thoại hoặc mạng internet: Giao tiếp không trực tiếp có thể dẫn đến hiểu lầm hoặc trì hoãn.
• Dễ xảy ra mâu thuẫn: Sự không thống nhất trong quyết định và mục tiêu có thể dẫn đến xung đột trong dự án.

Cơ cấu tổ chức dự án chức năng

Cơ cấu tổ chức dự án chức năng dựa trên việc sử dụng nhân viên từ các bộ phận chức năng của tổ chức cho các dự án cụ thể. Nhân viên thường duy trì công việc chính thức tại bộ phận chức năng và tham gia vào dự án khi cần.

Ưu Điểm

• Không thay đổi về bộ máy tổ chức công ty: Cơ cấu này không đòi hỏi sự thay đổi lớn về bộ máy tổ chức chính của công ty.
• Linh hoạt trong phân công công việc: Các nhân viên có thể tham gia vào dự án và trở lại bộ phận chức năng khi công việc hoàn thành.
• Huy động chuyên gia có trình độ cao: Các chuyên gia từ các bộ phận chức năng có thể mang đến kiến thức chuyên sâu.
• Dễ dàng bố trí nhân sự sau dự án: Không cần giữ lại nhân sự sau khi dự án kết thúc.

Nhược Điểm

• Thiếu chú trọng và ưu tiên đến các hoạt động của dự án: Các nhân viên chức năng có thể thiếu cam kết đối với dự án.
• Việc phối hợp công việc giữa các bộ phận chức năng tương đối lỏng lẻo: Có thể gặp khó khăn trong việc đảm bảo sự hòa thuận giữa các nhóm công việc.
• Tính tổng thể thấp: Dự án có thể thiếu góc nhìn tổng thể về mục tiêu và chiến lược công ty.
• Thời gian thực hiện dự án thường kéo dài: Việc phụ thuộc vào các bộ phận chức năng có thể làm chậm quá trình thực hiện dự án.
• Thiếu động lực làm việc cho dự án: Các thành viên dự án không phải lúc nào cũng có động lực cao để làm việc cho dự án.

Cơ cấu tổ chức dự án chuyên trách

Cơ cấu tổ chức dự án chuyên trách đặt một nhóm công việc riêng biệt cho dự án, với người quản lý dự án riêng. Các thành viên của nhóm này thường không có công việc chức năng khác trong tổ chức.

Ưu Điểm

• Phối hợp các hoạt động của dự án đơn giản hơn: Mục tiêu dự án và công việc được ưu tiên hóa.
• Dự án được thực hiện nhanh: Không có sự phân tán giữa công việc dự án và công việc chức năng.
• Tính gắn kết cao: Các thành viên dự án làm việc cùng nhau và chung mục tiêu.
• Tính tổng thể cao: Dự án được thiết kế để hỗ trợ chiến lược tổng thể của công ty.

Nhược Điểm

• Chi phí thực hiện dự án cao: Cần phải duy trì một nhóm dự án độc lập, có thể dẫn đến tăng chi phí.
• Các dự án nhỏ thường không được tổ chức dưới dạng dự án chuyên trách: Các dự án nhỏ có thể không đủ tài nguyên để thiết lập một nhóm dự án độc lập.
• Dễ xảy ra xung đột giữa mục tiêu của dự án và công ty mẹ: Mục tiêu của dự án có thể xung đột với lợi ích tổng thể của công ty.
• Hạn chế về chuyên môn: Nhóm dự án chuyên trách có thể thiếu một phạm vi kiến thức rộng lớn.
• Trở ngại trong việc bố trí công việc sau dự án: Các thành viên dự án có thể gặp khó khăn trong việc tìm việc làm sau khi dự án kết thúc.

Lời kết

Qua bài viết trên của IBOM, dù bạn đang làm việc trong lĩnh vực công nghiệp, công nghệ thông tin, xây dựng hay bất kỳ ngành nghề nào khác, việc áp dụng một cơ cấu tổ chức quản lý dự án phù hợp có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, nguồn lực và đạt được kết quả tốt nhất. Hãy nắm vững kiến thức về các cơ cấu tổ chức này và áp dụng chúng trong công việc của bạn để đảm bảo sự thành công và phát triển bền vững cho dự án của bạn.