5 Phương pháp Lãnh đạo mà Người quản lý dự án từ xa cần nắm vững

Dịch bệnh covid, khiến cho tất cả các nhà quản lý dự án cần nắm vững các phương pháp lãnh đạo mới cho công việc từ xa và trực tuyến. Và phương pháp lãnh đạo là một trong năm lĩnh vực quan trọng mà bạn cần phải xem xét lại những ngày này. Vì đây là nơi mọi người thường gặp rắc rối! Các nhà quản lý dự án tập trung quá nhiều vào việc giữ cho bánh xe quay. Vì vậy, họ cập nhật các quy trình và công cụ cho công việc trực tuyến. Nhưng họ quên cập nhật phong cách lãnh đạo của mình. Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy các phương pháp lãnh đạo hay để giúp bạn có thể thích nghi với thực tế mới.

1. Tìm hiểu các thành viên trong nhóm của bạn để xây dựng mối quan hệ

Hãy thử nghĩ về một nhân sự mới về công ty vào đúng giai đoạn công ty phải làm việc online. Họ phải ngồi trong “văn phòng tại nhà” nhìn chằm chằm vào màn hình, đang chờ đợi người quản lý dự án sẽ liên hện qua các kênh giao tiếp trực tuyến. Làm việc một mình…đối với nhà lãnh đạo, đó là một hạn chế nghiêm trọng. Nếu bạn muốn trở thành lãnh đạo cho một người nhất định, bạn cần giành được quyền lãnh đạo họ.

Vì vậy, cách tốt nhất để thu phục một người là xây dựng các mối quan hệ chân thành. Và điểm mấu chốt là tìm ra ít nhất một điều mà bạn thích ở người đó. Nếu bạn không biết một thành viên trong nhóm – bạn không thể ảnh hưởng đến họ. Bạn không biết người này đánh giá cao điều gì nhất. Do đó, bạn không thể tập trung nỗ lực tạo động lực cho họ. Bạn cần phải đi xa hơn để tìm hiểu và thích một người ở một môi trường xa xôi. Bạn sẽ có cơ hội học được điều gì đó mới mẻ về người ấy. Tìm cơ hội để nói “tôi cũng có cùng sở thích như vậy” để xây dựng kết nối. Tất cả những điều này giúp bạn tìm thấy một điều để thực sự thích một người và do đó, xây dựng ảnh hưởng đối với họ.

2. Tạo tài nguyên giới thiệu trực tuyến

Tại sao bạn không tạo một tài liệu giới thiệu hoặc đào tạo trực tuyến. Phương pháp này là một việc làm hữu ích giúp quá trình làm quen cho nhân viên mới với môi trường công việc và với các thành viên khác trong trong điều kiện phải làm việc từ xa.

Hãy thử tưởng tượng, một nhân viên mới vào đang ở một mình trong văn phòng tại nhà của mình, họ cần phải viết email cho những người hoàn toàn xa lạ. Họ cần tự mình yêu cầu trợ giúp, do đó, họ không muốn tạo ấn tượng xấu ban đầu khiến người quản lý mất hứng thú trong nhiều tuần.
Giải pháp tháo gỡ khó khăn đó là bạn nên xây dựng sự trải nghiệm tham gia từ xa, việc này giúp tiết kiệm chi phí hơn nhiều để giúp thành viên mới cùng các thành viên trong nhóm bắt kịp tốc độ. Đặc biệt với cách làm này có thể yêu cầu các thành viên khác trong nhóm cùng tham gia xây dựng và chia sẻ kiến thức cho các thành viên khác.

Có một giải pháp đơn giản và hiệu quả đó xây dựng tủ hồ sơ dữ liệu trên hệ thống phần mềm quản lý công trình và điều hành doanh nghiệp trực tuyến – IBOM. Đó là nơi lưu trữ, cập nhật và chia sẻ các văn bản, tài liệu trực tuyến vô cùng thú vị. Tại đó bạn có thể phân cấp, phân quyền và chia sẻ thông tin một cách linh động theo cách mà bạn sẽ vận hành như đang làm việc thực tế tại văn phòng làm việc.

3. Chia sẻ kiến thức chuyên môn của bạn với nhóm

Bạn, với tư cách là người quản lý dự án, có thể dạy họ rất nhiều điều từ lĩnh vực chuyên môn của bạn. Tại sao chia sẻ chuyên môn lại có tác dụng đối với các mối quan hệ lãnh đạo? Bạn không quản lý công việc của họ. Bạn giúp họ làm công việc của họ với ít căng thẳng hơn. Quyền lực của chuyên gia là con đường ngắn nhất để trở thành nhà lãnh đạo. Bạn cần giành được quyền lãnh đạo một người. Khi một người coi bạn là chuyên gia trong giao dịch của bạn, có nhiều khả năng họ sẽ theo dõi bạn. Đó thực sự là lý do tại sao lãnh đạo bằng gương là một trong những cách tiếp cận hiệu quả nhất trong lãnh đạo.

4. Quản lý hiệu suất công việc từ xa

Không phải tất cả các nhà quản lý và lãnh đạo dự án đều có quyền trực tiếp tăng lương hoặc thăng chức. Thông thường, có cả một quá trình đằng sau việc đánh giá hiệu suất. Bạn cần nhận được sự chấp thuận và đăng ký từ người quản lý của mình. Bạn cần tìm hiểu quy trình đánh giá hiệu suất trong và ngoài. Trao đổi với bộ phận nhân sự và ban lãnh đạo của bạn để đưa ra quy trình làm việc có thể dự đoán được. Làm việc với ban lãnh đạo của bạn để xây dựng niềm tin vào các quyết định của bạn liên quan đến việc thăng chức và tăng lương. Điều này sẽ loại trừ những lần cuối cùng bị sếp của bạn từ chối. Làm việc với mọi người để xây dựng kỳ vọng chính xác liên quan đến tiềm năng thu nhập của họ trong công ty. Đặt mục tiêu rõ ràng và minh bạch cho giai đoạn xem xét. Nó sẽ hoạt động như thế này. Nếu bạn đạt được những mục tiêu này, bạn sẽ nhận được đánh giá tích cực và rất có thể sẽ được tăng lương. Luôn trao đổi tất cả các mục tiêu và kỳ vọng chính với ban lãnh đạo của bạn. Tiến hành các cuộc họp trực tiếp về hiệu suất thường xuyên với từng thành viên trong nhóm. Bạn có thể thực hiện mỗi tháng một lần hoặc ba tháng một lần. Các công đoạn đánh giá hiệu suất là việc cần làm tuy nhiên nếu không có công cụ hỗ trợ sẽ trở nên khá phức tạp và mất nhiều thời gian đánh giá.

Lúc này hãy sử dụng ngay Giải pháp quản trị và điều hành doanh nghiệp IBOM.OS.

Đây là công cụ tuyêt vời giúp ban có thể:

• Quản lý kế hoạch và công việc dự án hiệu quả.
• Theo dõi tiến độ và nguồn lực thực hiện dự án
• Phân tích giảm sát tải công việc của nhân viên.
• Đánh giá tự động hiệu quả công việc của nhân viên.
• Quy định về tiêu chuẩn năng lực và đánh giá năng lực của nhân sự.
• Minh bạch quá trình đánh giá và tiết kiệm thời gian, chi phí.

Đăng ký dùng thử Giải pháp IBOM.OS

5. Cắt giảm phiền nhiễu để có lợi cho quyền sở hữu

Bạn không thể giám sát mọi người làm việc từ xa như khi bạn có thể ở văn phòng. Tuy nhiên, theo mặc định, tôi không cho rằng họ cố gắng làm việc ít hơn vì tôi không thể nhìn thấy nó. Nếu họ không thực hiện, vấn đề là do thiếu quyền sở hữu. Nhưng đó không phải là tất cả…

Quyền sở hữu thuộc về lãnh đạo và quản lý dự án. Điều này có nghĩa là bạn cần giải quyết cả hai: quy trình và cách bạn quản lý con người.
Về phía lãnh đạo, nó có niềm tin. Bạn cần tạo ra một môi trường mà mọi người có quyền kiểm soát ít nhất đối với công việc của họ.

Điều đó có nghĩa là gì trong thế giới thực?

Ví dụ, bạn có thể:

• Cho phép các thành viên trong nhóm phân tích và ước lượng công việc họ cần làm.
• Nhờ các thành viên nhóm ngang hàng (không phải cấp trên) xem xét các ước tính.
• Thu hút mọi người tham gia vào các cuộc thảo luận.
• Giảm số lượng kiểm soát.

Nếu bạn giao phó điều gì đó cho một người và trao đủ quyền kiểm soát, họ sẽ cảm thấy có quyền sở hữu đối với nó.

Nó sẽ không hoạt động hiệu quả nếu không có thành phần thứ hai – các quy trình quản lý dự án thích hợp.

Bạn không thể thay thế quản lý dự án bằng lãnh đạo. Một nhóm vẫn cần các quy trình và quy trình làm việc mà họ có thể tuân theo để đạt được kết quả có thể dự đoán được. Do đó, lãnh đạo là một phần không thể thiếu trong quản lý dự án.