12 bước quản lý quy trình xây dựng cơ bản mà người quản lý dự án nên tuân theo

Quy trình quản lý dự án xây dựng cơ bản

Trong bài viết này, chúng tôi đã trình bày các bước để bạn có thể thực hiện thành thạo việc quản lý quy trình và giúp các dự án của bạn chạy trơn tru, đúng thời gian và trong phạm vi ngân sách.

1. Khởi đầu dự án (Bước 1 – 2)
Giai đoạn đầu tiên của vòng đời quy trình quản lý dự án là bắt đầu dự án. Ở giai đoạn này, các quyết định được đưa ra là liệu dự án có khả thi hay không và nó sẽ mang lại lợi ích nào. Để tối đa hóa lợi ích và giảm thiểu chi phí, có một mục tiêu rõ ràng là quan trọng.

Từ đây trở đi, đã đến lúc xác định các bước chính trong quy trình bắt đầu dự án hiệu quả:

• Bước 1. Xác định tính khả thi của dự án
• Bước 2. Tạo tài liệu bắt đầu dự án (PID)

2. Lập kế hoạch dự án (Bước 3-7)

Sau khi bạn hiểu toàn bộ phạm vi dự án, kỳ vọng và các rào cản tiềm năng, đã đến lúc chia nhiệm vụ khổng lồ phía trước thành các phần nhỏ hơn. Kế hoạch xây dựng cần liệt kê các hoạt động cần thiết và khung thời gian cho từng giai đoạn của quá trình xây dựng.

Dưới đây là các bước cần thiết cần thực hiện trong giai đoạn này:

• Bước 3. Xác định rõ phạm vi dự án
• Bước 4. Xây dựng Kế hoạch Quản lý Dự án Xây dựng
• Bước 5. Xác định rủi ro tiềm năng của dự án

3. Tạo cấu trúc phân chia công việc (WBS)

Khi bạn đã hoàn thành kế hoạch trong quy trình quản lý dự án, đã đến lúc bạn phải phân chia và chinh phục dự án của mình để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng. Cấu trúc phân chia công việc (WBS) thực hiện đúng như tên gọi: nó chia nhỏ khối lượng công việc khổng lồ cần thực hiện thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, các phần có thể quản lý được và trình bày trực quan các sản phẩm chính của dự án được giao ở định dạng biểu đồ Gantt.

• Bước 6. Mua sắm lao động, vật tư & thiết bị

Tiếp theo, bạn cần phải có được các thiết bị và vật liệu cần thiết để hoàn thành dự án. Việc này có thể được hoàn thành bởi tổng thầu, nhà thầu phụ, nhà thầu chuyên môn, nhà cung cấp thiết bị chuyên dụng hoặc cảnh quan.

Quy trình mua sắm vật tư, thiết bị hợp lý về mặt tài chính có thể giúp bạn kiểm soát chi phí và giảm thiểu thay đổi phạm vi. Điều này trở nên đặc biệt quan trọng khi bạn chuyển sang bước tiếp theo trong quản lý quy trình xây dựng của mình.

• Bước 7. Chọn Giá thầu Tốt nhất cho Dự án Cụ thể của Bạn

Việc đánh giá và lựa chọn nhà thầu để trao hợp đồng xây dựng là một khâu quan trọng của quá trình xây dựng. Rất nhiều vấn đề đau đầu cũng như thời gian và tiền bạc để lựa chọn đúng nhà thầu cho dự án.

4. Thực hiện dự án (Bước 8-9)

• Bước 8. Theo dõi tiến độ dự án

Nếu không có sự giám sát dự án xây dựng hiệu quả, người quản lý dự án không bao giờ có thể xác định được liệu dự án có đáp ứng đúng thời hạn và nằm trong ngân sách hay không. Mặc dù việc kiểm tra địa điểm cung cấp nhiều thông tin có giá trị, nhưng cũng cần phải xem xét các chi tiết có thể bị bỏ sót, hoặc mất nhiều thời gian để thu thập. Lúc này, bạn nên xem xét phần mềm quản lý dự án xây dựng để giúp dự án của bạn luôn đúng thời hạn và lưu ý đến chi phí .

• Bước 9. Quản lý hiệu quả các thay đổi của dự án

Các thay đổi là không thể tránh khỏi và có thể xảy ra bất kỳ lúc nào trong suốt vòng đời của một dự án xây dựng. Chìa khóa ở đây là thích ứng với những thay đổi này và tìm ra cách tốt nhất để thích ứng với chúng.

5. Kết thúc dự án (Bước 10-12)

Bước cuối cùng của quá trình kết thúc dự án là giao gói bàn giao cho khách hàng. Chỉ khi công việc đã hoàn thành, bản sửa chữa cuối cùng mới được giải phóng và tổng thầu mới được thanh toán.

• Bước 10. Đánh giá thành công & thất bại

Giai đoạn kết thúc là thời điểm hoàn hảo để đánh giá các yếu tố góp phần vào sự thành công và thất bại của dự án.

• Bước 11. Tạo Báo cáo Dự án

Khi bạn đã hoàn thành việc phân tích thành công và thất bại của dự án, đã đến lúc tổng kết mọi thứ. Báo cáo cuối cùng sẽ chính thức kết thúc dự án.

• Bước 12. Chọn phần mềm tốt nhất để cải thiện quản lý quy trình xây dựng của bạn

Trong xây dựng, mọi thứ có thể trở nên phức tạp rất nhanh. Tuy nhiên, ngày nay, việc thiết lập các quy trình xây dựng hiệu quả trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, nhờ vào sự phát triển của công nghệ. Phần mềm quản dự án đầu tư IBOM.IM sẽ giúp bạn lập kế hoạch dự án, tổ chức, kiểm soát và điều phối dự án hiệu quả.

Sơ đồ luồng phân hệ Quản lý Dự án Đầu tư IBOM.IM

Ứng dụng trên IBOM sẽ giúp Cho chủ đầu tư:

• Quản lý xuyên suốt các dự án đầu tư xây dựng từ khi hình thành ý tưởng, chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư và quyết toán dự án.

Hình ảnh minh họa: Lập kế hoạch dự án đầu tư trên IBOM

•  Lập kế hoạch và theo dõi tiến độ dự án theo mô hình WBS.

Hình ảnh minh họa: Quản lý TMĐT và kiểm soát chi phí trên IBOM

• Lập tổng mức đầu tư và kiểm soát chi phí dự án theo tổng mức đầu tư.

Hình ảnh minh họa: Chi tiết đánh giá nhà thầu trên IBOM

• Quản lý quá trình lựa chọn nhà thầu và kết quả đấu thầu.

• Quản lý công tác hiện trường.
• Điều hành và chỉ đạo thực hiện công việc dự án.
• Báo cáo quản trị và điều hành dự án

Đồng thời IBOM.IM có các ứng dụng vệ tinh dành cho các nhà thầu tương tác với chủ đầu tư. Qua ứng dụng này, nhà thầu có thể:

• Nhận thư mời thầu, tham gia chào thầu các gói thầu được mời, nộp hồ sơ thanh toán và ghi nhật ký thi công hàng ngày.
• Kết nối cho nhà thầu tham gia quá trình cập nhật dữ liệu thô và trình duyệt hoàn toàn trên hệ thống.

Tìm hiểu chi tiết hơn về phần mềm quản lý dự án đầu tư – IBOM.IM để quản lý dự án

Để xây dựng nền tảng vững chắc cho công tác quản lý dự án. Bạn nên ứng dụng sớm công cụ quản lý dự án đầu tư IBOM.IM.

Tìm hiểu chi tiết hơn về IBOM.IM bằng cách ĐĂNG KÝ TƯ VẤN.