Kỷ nguyên AI, quyền lực quản trị nằm ở dữ liệu thực thi

Trong nhiều năm qua, quyền lực trong các doanh nghiệp thường nằm ở:

• Người nắm ngân sách
• Người nắm nhân sự
• Người nắm quan hệ
• Người nắm thông tin

Nhưng khi doanh nghiệp đã bước vào kỷ nguyên AI thì cấu trúc quyền lực đang thay đổi một cách nhanh chóng và sâu rộng. Khi đó, người thực sự có khả năng điều hành hiệu quả là người nhìn thấy được dữ liệu thực thi theo thời gian thực và đó mới đúng là người đang nắm giữ quyền lực tuyệt đối trong doanh nghiệp.

Vì sao “dữ liệu thực thi” quan trọng hơn báo cáo tổng hợp?

Một câu hỏi đặt ra là: Tại sao dữ liệu thực thi trong kỷ nguyên số nó quan trọng đến vậy? và khi bạn đã nắm được dữ liệu thực thi thì bạn có thể bỏ qua các báo cáo tổng hợp từ các bộ phận liên quan.

Với các doanh nghiệp thì từ xưa đến nay lãnh đạo vẫn chú trọng đến các báo cáo tổng hợp được các bộ phận gửi lên theo tuần, tháng, quý. Báo cáo tổng hợp thường cho lãnh đạo biết:

• Doanh thu bao nhiêu
• Lợi nhuận bao nhiêu
• Dự án hoàn thành bao nhiêu %

Tuy nhiên, khi bước vào kỷ nguyên AI thì dữ liệu thực thi cho các lãnh đạo biết theo thời gian thực các yếu tố:

• Công việc của dự án, phòng ban,… đang bị kẹt ở đâu, nguyên nhân tại sao
• Nhân sự, phòng ban, bộ phận nào đang quá tải
• Tại bước nào của Quy trình đang gây ra sự chậm trễ hoặc lặp đi lặp lại
• Dự báo được rủi ro nào đang hình thành nhưng chưa bùng phát

Sự thống kê này chỉ cho chúng ta thấy: Báo cáo là quá khứ còn Dữ liệu thực thi là hiện tại và AI chỉ thực sự có giá trị khi nó được nuôi bằng các dữ liệu ở thì hiện tại đó.

Quản trị không còn là kiểm soát, mà là khả năng nhìn xuyên hệ thống

Trong các môi trường quản trị phức tạp như lĩnh vực xây dựng, đầu tư dự án, cơ điện, giao thông, hoặc tổ chức đa phòng ban thì:

• Một quyết định nhỏ có thể ảnh hưởng đến nhiều chuỗi công việc
• Một điểm nghẽn có thể lan ra toàn hệ thống

Nếu lãnh đạo không nhìn thấy dòng chảy của dữ liệu trong quá trình thực thi công việc, dự án… thì mọi quyết định trong quản trị doanh nghiệp đều mang tính “ước đoán”, và việc ra quyết định đúng hay sai tuỳ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm và tư duy của từng lãnh đạo của doanh nghiệp.

Trong khi đó, nếu lãnh đạo có dữ liệu thực thi xuyên suốt và tức thì của dự án thì:

• Các quyết định của lãnh đạo doanh nghiệp luôn luôn dựa trên bằng chứng
• Phản ứng của lãnh đạo là nhanh hơn và có thể nói là tức thì chứ không cần đợi đến báo cáo tổng hợp được gửi lên.
• Khi đã có được sự trợ lý, gợi ý… từ AI thì việc điều chỉnh đối với các dự án đang thực thi sẽ chính xác hơn rất nhiều.

AI không thay thế lãnh đạo — nhưng thay đổi cách lãnh đạo vận hành

Câu hỏi mà nhiều người hiện nay đang đặt ra đó là: AI có thể thay thế con người như thế nào? AI có thể thay thế lãnh đạo trong việc ra quyết định, vạch chiến lược,… Câu trả lời là “không”

AI không ra quyết định thay lãnh đạo. Tuy nhiên, các trợ lý AI luôn giúp lãnh đạo:

• Phát hiện bất thường nhanh hơn con người rất rất nhiều lần
• So sánh hiệu suất giữa các nhóm một cách tức thì
• Dự báo xu hướng trễ tiến độ của dự án một cách chính xác

Với nền tảng dữ liệu quy trình (workflow) được xây dựng đúng, chi tiết, và đầy đủ, thì AI và các trợ lý ảo như iBot của IBOM có thể:

• Nhắc tiến độ, nhắc báo cáo đúng người – đúng thời điểm
• Cảnh báo sớm điểm nghẽn trong thực thi công việc và dự án
• Giúp lãnh đạo nhìn thấy “quá trình vận hành” của công việc, dự án hàng ngày và có thể theo thời gian thực

Như thế, việc áp dụng AI vào quy trình quản lý công việc và dự án trong các doanh nghiệp xây dựng nói riêng và các doanh nghiệp khác nói chung sẽ là bài toán để tăng cường năng lực điều hành chứ không còn là bài toán về tự động hoá các khâu trong quản trị doanh nghiệp nữa.

Chuyển đổi số thực sự là câu chuyện chuyển đổi năng lực lãnh đạo

Hiện nay, hầu như tất cả các doanh nghiệp đều đã đầu tư vào phần mềm để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý trong các nghiệp vụ như: kế toán, tài chính, nhân sự,… Tuy nhiên, vẫn đang còn rất ít doanh nghiệp đầu tư vào: Hệ thống hóa dữ liệu thực thi để lãnh đạo có thể nhìn và quyết định nhanh hơn. Nhưng khi doanh nghiệp đã bước vào kỷ nguyên AI thì: Ai đang nắm dữ liệu thực thi, người đó nắm quyền điều hành. Như vây, lãnh đạo doanh nghiệp trong kỷ nguyên AI cần phải có năng lực quản trị doanh nghiệp theo thời gian thực dựa trên dữ liệu thực thi mà AI cung cấp.