5 LƯU Ý ĐỂ CÓ CHIẾN LƯỢC ĐẤU THẦU TỐT HƠN

Ước tính thời gian nỗ lực, nguồn lực và chi phí cần thiết để thực hiện một dự án là một nhiệm vụ đầy thách thức, đặc biệt là trong ngành xây dựng cạnh tranh cao như ngày nay. Nhiều công ty chỉ cần đặt giá thầu cho càng nhiều công việc càng tốt, cho rằng điều đó sẽ làm tăng cơ hội nhận được việc làm của họ. Đồng thời, các công ty có thể dành thời gian và chi phí chung để đấu thầu những công việc không mang lại nhiều lợi nhuận hoặc họ có ít cơ hội chiến thắng. 

Tuy nhiên, một số chuyên gia công nghệ xây dựng lại khuyên rằng các công ty xây dựng nên tìm cách không chỉ đẩy nhanh quá trình đấu thầu mà còn cải thiện xác suất trúng thầu nhiều hơn và tăng khả năng sinh lời của các cuộc đấu thầu thông qua các ước tính dễ dàng, chính xác hơn.

1. PHÁT TRIỂN DỮ LIỆU TỐT 

Thông thường, các công ty xây dựng đã dành nhiều thời gian và công sức để đấu thầu một công việc mà không có dữ liệu tốt, chính xác để làm việc. Họ chỉ đơn giản sử dụng số giá thầu bình thường của họ. Thái độ là : Chúng tôi giành được một công việc với giá giá thầu đó và nó kiếm được tiền nên những con số này hoạt động.

Một cách đấu thầu hiệu quả hơn là thiết kế ngược một dự án chiến thắng. Lấy các hạng mục cụ thể của công việc trước đó như mã chi phí và sử dụng chúng trong hệ thống ước tính để đặt  giá thầu.Ngay cả khi đó không phải là cùng một loại công việc, các mã chi phí riêng lẻ đều giống nhau. Bằng cách có dữ liệu chi phí thực, chắc chắn mọi người nói rằng một công ty có thể tập trung vào việc đấu thầu một số công việc nhất nhất định vì trong phạm vi công việc cụ thể, công ty luôn chi tiêu dưới mức ngân sách. Ngược lại dữ liệu này sẽ tiết lộ những loại giá thầu mà công việc luôn vượt quá ngân sách.

2. TẬN DỤNG PHẦN MỀM DỰ TOÁN. 

Một số chuyên gia ủng hộ mạnh mẽ việc sử dụng phần mềm ước tính khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu, họ giải thích:” Phần mềm ước tính cho phép một công ty không chỉ dễ dàng đưa ra ước tính chi phí cho một dự án xây dựng trong thời gian ngắn hơn trong một số trường hợp cắt giảm một nửa thời gian ước tính mà cong chính xác hơn. Do đó,công ty có thể tập trung vào các gói thầu mà họ có nhiều khả năng thắng hơn.

Hầu hết các công ty vẫn sử dụng một hệ thống bảng tính phức tạp vì nó phù hợp với họ. Nhưng thách thức với bảng tính là 90 phần trăm của tất cả các bảng tính chứa một số loại lỗi. Ngoài ra, bảng tính hạn chế khả năng sắp xếp dữ liệu với tốc độ và độ chính xác của phần mềm ước tính.

3. HIỂU VÀ BIẾT CHI PHÍ

Việc hiểu biết về chi phí công việc để có thể đưa ra các ước tính chính xác hơn. Điều đó đòi hỏi phải sử dụng cái mà các chuyên gia gọi là tam giác xây dựng: Ước tính, thực hiện, đánh giá. Khi trúng thầu sẽ được chuyển từ ước tính sang dự án, người quản lý dự án sẽ làm lại các con số ngân sách. Điều này gây khó khăn trong việc tạo ra trách nhiệm giải trình giữa ước tính ban đầu và các dự án.

Phần mềm ước tính cho phép bạn thiết lập mọi thứ trong phần mềm ước tính của mình, cung cấp ngân sách mà người quản lý dự án sẽ sử dụng. Sau đó, bạn có thể liên tục đánh giá hiệu suất của mình để thực hiện các thay đổi trong thời gian thực.

4. SỬ DỤNG GIẢI PHÁP PHẦN MỀM

Chuyên gia cho biết phần mềm là một công cụ tuyệt vời để cải thiện tốc độ chuẩn bị các ước tính công việc và giúp xây dựng các giá thầu chính xác hơn. Phần mềm sẽ nắm bắt lưu trữ, quản lý và chia sẻ thông tin hiệu quả và điều đó làm tăng hiệu quả hoạt động.

Chuyên gia nhận xét thách thức là xác định phần mềm phù hợp nhất và đảm bảo rằng các giải pháp kết nối, tích hợp và đồng bộ hóa với nhau để dễ dàng truyền và trao đổi dữ liệu. Một sai lầm phổ biến là mua hệ thống phần mềm không kết nối. Ví dụ: Một công ty có phần mềm ước tính và phần mềm quản lý dự án nhưng hai hệ thống này không giao tiếp với nhau.

5. XÂY DỰNG HỆ THỐNG GIẢI PHÁP ĐẦY ĐỦ. 

Mục tiêu của phần mềm là xây dựng một giải pháp đầy đủ, từ đặt giá thầu cho đến hoàn thành công việc. Điều này có thể bao gồm các chương trình kế toán, tài chính, ước tính, lập kế hoạch, báo cáo theo thời gian thực và hơn thế nữa.

Vì có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm và chương trình thị trường hiện nay, điều tối quan trọng là sự lựa chọn một cách khôn ngoan, ông nhấn mạnh. Chọn sai hệ thống có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng, chẳng hạn như làm phức tạp hóa các hoạt động thay vì hợp lý hóa quy trình làm việc tạo ra các vấn đề và lãng phí thời gian và năng lượng của nhân viên.

Quá trình lựa chọn giải pháp phần mềm phù hợp bắt đầu bằng việc hiểu đầy đủ những gì bạn muốn giải pháp đó thực hiện liên quan đến nhu cầu, thách thức và mục tiêu của bạn. Làm nghiên cứu của bạn và hỏi rất nhiều câu hỏi. Đây là cách đảm bảo rằng bạn chọn một giải pháp phần mềm giúp các quy trình hiệu quả hơn.