CÁCH QUẢN LÝ SỰ CHẬM TRỄ CỦA DỰ ÁN MỘT CÁCH HIỆU QUẢ

Sự chậm trễ của dự án thường là một vấn đề có thể khiến các công ty vượt ngân sách, khiến họ bỏ lỡ thời hạn và đôi khi khiến dự án bị trật bánh. Tác động của nó đến chi phí và thời gian có thể là đáng kể, vì vậy các nhà quản lý dự án phải đặc biệt chú ý đến sự xuất hiện của nó. Các dự án trong các lĩnh vực khác nhau có thể có thời gian kéo dài, quy trình phức tạp, cường độ tài chính …Sự phức tạp về công nghệ và tổ chức như vậy tạo ra rủi ro nghiêm trọng, có thể dẫn đến sự chậm trễ trong việc hoàn thành dự án.

Sự chậm trễ có thể xảy ra trong lĩnh vực xây dựng, CNTT, tài chính hoặc các doanh nghiệp khác. Bằng cách thông báo về sự chậm trễ của dự án, các nhà quản lý
bắt đầu cố gắng hết sức để cải tiến và hoàn thành dự án kịp thời.

NGUYÊN NHÂN GÂY RA SỰ CHẬM TRỄ CỦA DỰ ÁN?
Sự chậm trễ có thể xảy ra vì bất kỳ tình huống và lý do nào. Tuy nhiên, có bốn nguyên nhân phổ biến sau:
– Thành viên của nhóm.
Một số người trong số họ có thể thực hiện một nhiệm vụ lâu hơn yêu cầu, hoặc họ có thể có ít kinh nghiệm ít hiểu biết hơn.
– Khách hàng.
Họ có thể thay đổi ý tưởng và yêu cầu một số thay đổi. Họ có thể không hài lòng với tiến độ của dự án và giữ lại tài trợ vì nhiều lý do.
– Các yêu tố của bên thứ ba.
Hầu hết các dự án liên quan đến các cá nhân bên thứ ba thường không biết tất cả các chi tiết về kế hoạch, mục tiêu hoặc các mốc quan trọng của dự án của bạn. Họ không tham gia vào các cuộc thảo luận diễn ra trong nhóm của bạn
– Những trường hợp không lường trước được.
Thời tiết gián đoạn hoặc thiên tai có thể xảy ra bất cứ lúc nào. HCungs có thể gây ta sự chậm trễ trong dự án của bạn, ngoài ra còn các yếu tố về môi trường và chính trị hoặc đầu tư. Đối với các nhà quản lý, điều quan trọng là phải hiểu tại sao các dự án có thể bị trì hoãn trước khi bắt đầu giải quyết sự chậm trễ.

MỘT SỐ LY DO PHỔ BIẾN KHIẾN DỰ ÁN BỊ TRÌ HOÃN.
Sự chậm trễ có thể gây khó chịu và tốn kém. Các dự án đi chệch hướng và chậm tiến độ vì nhiều lý do. Dưới đây là danh sách các lý do phổ biến nhất dẫn đến sự chậm trễ tiến độ của dự án

1. SỰ PHỨC TẠP CỦA DỰ ÁN
Sự phức tạp là một trong những yếu tố chính gây ra sự chậm trễ về thời gian và chi phí vượt mức. Các dự án phức tạp thường có thời gian thực hiện dài so với các dự án nhỏ. Nó có thể dẫn đến những thay đổi về giá cả, tỷ giá hối đoái và tỷ lệ lạm phát. Chi phí gia tăng và chuỗi đàm phán dài cuối cùng gây ra sự chậm trễ trong thời gian tổng thể của dự án. Hơn nữa các nhiệm vụ có mức độ phức tạp cao thường
đòi hỏi kế hoạch lịch trình và ước tính phức tạp

2. NHỮNG THAY ĐỔI TRONG PHẠM VI DỰ ÁN
Phạm vi xác định các sản phẩm phân phối được mong đợi vào cuối mỗi dự án. Những thay đổi khác nhau trong phạm vi dự án hoặc định nghĩa kém của nó cũng có
thể gây ra sự chậm trễ nghiêm trọng. Những thay đổi này có thể xảy ra do vấn đề tài trợ dự án, tính toán sai các rủi ro và sự không chắc vốn có, thay đổi lợi ích của khách hàng. Nó có thể dẫn đến việc phân phối ngân sách hoặc toàn bộ nhóm bị thay đổi.

3. LẬP KẾ HOẠCH KÉM
Việc lập kế hoạch và lập trình kém cũng có ảnh hưởng đến sự chậm trễ. Nó bao gồm việc xác định các nhiệm vụ hoặc hoạt động công việc để đạt được kết quả
mong muốn trong thời gian và chi phí tối thiểu. Vì vậy bất kỳ nhóm nào cũng phải hiểu cách tạo ra một kế hoạch trước khi thực hiện các hoạt động để xác nhận
quy trình làm việc giá trị của đồng tiền và hoàn thành nhiệm vụ kịp thời.

4. ƯỚC TÍNH KHÔNG CHÍNH XÁC CHO CÁC YÊU CẦU CỦA DỰ ÁN
Khi nói đến các yêu cầu, sự thiếu chính xác có thể xảy ra khá thường xuyên. Việc thiếu các yêu cầu lập thành văn bản ngăn cản việc đạt được các mục tiêu của
dự án. Hãy nhớ rằng ngay cả một yêu cầu không phù hợp cũng có khả năng ảnh hưởng đến tất cả các quy trình của dự án.

5. RỦI RO KHÔNG MONG MUỐN
Không có dự án nào không vó rủi ro. Các nhà quản lý biết điều đó và cố gắng xác định trước tất cả những rủi ro tiềm ẩn này.
Những rủi ro không mong muốn có thể phát sinh do người quản lý dự án ít tham gia hơn. Chúng có thể liên quan đến việc thiếu nhân viên kỹ thuật, nhu cầu mới của
các bên liên quan hoặc không có các công cụ đáng tin cậy để xử lý các vấn đề. Những loại rủi ro này có thể gây ra thiệt hại đáng kể cho toàn bộ doanh nghiệp

6. CÁC BÊN LIÊN QUAN KHÔNG BỊ RÀNG BUỘC
Một nguyên nhân khác khiến các dự án bị chậm tiến độ là ít sự tham gia và khoảng cách giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm với các bên liên quan. Thông thường các tài liệu thiết yếu không được thống báo cho các bên liên quan đúng hạn. Nó tước đi quyền xem xét các hoạt động của dự án. Nó thường xảy ra trong ngành công nghệ thông tin và dẫn đến sự chậm trễ.

7. NGUỒN LỰC KHÔNG ĐỦ HOẶC KHÔNG CÓ SẴN
Nguồn lực không đủ hoặc không có sẵn (cả nhân lực và vật lực) cũng là một nguyên nhân đáng kể dẫn đến sự chậm trễ của dự án. Dự án của bạn có thể nhanh chóng bị chậm tiến độ nếu các thành viên trong nhóm bị ốm, nghỉ việc hoặc chuyển sang dự án khác. Khi phần mềm bị hỏng, ngân sách của bạn cũng có thể nhanh chóng bị cắt. Đó là lý do tại sao các nhà quản lý phải luôn biết cách phân bổ các nguồn lực để ngăn chặn sự chậm trễ đáng kể.

8. SỰ CỐ LIÊN LẠC
Cả giao tiếp bên trong và bên ngoài đều cần phải trôi chảy một cách dễ dàng.
Viêc hoàn thành dự án của bạn cũng có thể liên quan đến nhiều bộ phận và các bên liên quan. Sự cố liên lạc hoặc thậm chí là thiếu liên lạc có thể gây sự chậm trễ trong quá trình xử lý và duy trì quá trình thực hiện, dẫn đến dự chậm trễ trong việc hoàn thành dự án.

9. THAY ĐỔI KHÁCH HÀNG
Yêu cầu của khách hàng muộn có thể khiến thời gian chệch hướng. Khi một khách hàng quyết định thay đổi phạm vi của dự án bằng cách thực hiện bất kỳ bổ sung hoặc
xóa bỏ nào, toàn bộ dòng thời gian sẽ phải được làm lại. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là yêu cầu khách hàng ký vào bản mô tả hợp đồng chi tiết về dự án trước khi bắt đầu.
Có rất nhiều các lý do khác nhau, tuy nhiên sau nhiều năm hoạt động thì các nhà quản lý dự án cũng tự đúc kết cho mình những kinh nghiệm để ngăn chặn và giảm
thiểu những vấn đề đó. Mọi nhà quản lý dự án đều hiểu rõ ràng rằng việc quản lý sự chậm trễ trong vòng đời dự án là rất quan trọng để đạt được kết quả thành công.
Bất kể vấn đề gì, bạn nên sẵn sàng để ngăn chặn sự chậm trễ trước khi chúng xảy ra và làm sạch mọi sự lộn xộn trong lịch trình. Hãy xem xét 1 số mẹo đáng tin cậy
về cách quản lý sự chậm trễ dự án của bạn một cách hiệu quả.

– LẬP KẾ HOẠCH MỘT CÁCH CHÍNH XÁC
Khuyến nghị đầu tiên để tránh sự chậm trễ có thể xảy ra là đặc biệt chú ý đến việc lập kế hoạch dự án. Lập kế hoạch kỹ lưỡng là biện pháp bảo vệ quan trọng nhất chống lại chi phí vượt mức và sự chậm trễ. Bằng cách có sẵn một kế hoạch được phát triển tốt, bạn sẽ giảm thiểu sự không chắc chắn và rủi ro tổng thể. Bạn có thể lập kế hoạch và sắp xếp lịch trình tốt chỉ với bút và giấy. Tuy nhiên cách tốt nhất hiện nay để thành công là áp dụng công cụ biểu đồ Gantt trực tuyến, mà mô hình này đã được xây dựng và áp dụng rất thành công với nhiều doanh nghiệp khi họ sử dụng giải pháp quản lý công trình IBOM.

Quản lý dự án bằng giải pháp IBOM

+ Thể hiện tổng tiến độ công trình thông qua biểu đồ Gantt.
+ Thể hiện base line của mỗi công việc.
+ Thể hiện tỷ lệ chậm tiến độ trên từng công việc/hợp đồng giao khoán.
+ Tự động xác định tiến độ thi công và đánh giá tiến độ dự án.
+ Theo dõi tiến độ đến đơn vị thi công/hợp đồng giao khoán.
+ Tiến độ công việc cha tự động tính dựa trên công việc con.
+ Thể hiện phần chậm tiến độ hoặc vượt tiến độ trên thanh Gantt.
+ Cảnh báo chậm tiến độ do lỗi của nhà thầu nào.
+ Mọi thứ được quản lý và theo dõi rất rõ ràng, xuyên suốt.

– GIỮ TÂT CẢ CÁC THỜI HẠN THỰC TẾ
Đặt tất cả thời hạn theo dữ liệu từ các dự án tương tự và kinh nghiệm trước đây của bạn, không phải do bạn tưởng tượng. Thời hạn thực tế sẽ ít gây ra rắc rối hơn là những kế hoạch không thực tế có thể làm hỏng nỗ lực của nhóm bạn.

– THU THẬP DỮ LIỆ CHÍNH XÁC
Trước khi chuẩn bị lịch trình ban đầu, hãy tập trung vào việc tổng hợp dữ liệu toàn diện nhất có thể về ước tính thời gian và thời lượng tác vụ. Đặt câu hỏi thay vì chỉ điền vào chỗ trống trong một mẫu. Bằng cách đưa ra các vấn đề và thách thức hiện tại trên radar của mình, bạn sẽ chủ động phát triển một chiến lược tốt hơn để giải quyết trước các vấn đề về lịch trình.

– MỜI ĐÚNG NGƯỜI ĐỂ LẬP KẾ HOẠCH CÁC QUY TRÌNH
Thông thường, các nhóm dự án không có đủ thời gian để phát triển lịch trình dự án. Họ thường lấp đầy lịch trình của mình bằng những phỏng đoán và gây ra những rắc rối về dòng thời gian. Những người phù hợp và các chuyên gia cần thiết sẽ giúp bạn vượt qua cạm bẫy này và giảm nguy cơ chậm trễ quản lý dự án.

– TIẾN HÀNH CÁC CUỘC HỌP NHÓM THƯỜNG XUYÊN
Các cuộc họp là quan trọng. Tất cả các thành viên trong nhóm liên quan bắt buộc phải hiểu vai trò của họ trong việc thực hiện dự án. Cuộc họp đầu tiên đặt ra mục tiêu, sựu kiện quan trọng và lịch trình để doanh nghiệp làm việc. Và sau đó, bạn có thể điều hành các cuộc họp nhóm thường xuyên để làm rõ các mỗi quan tâm và giữ cho các hoạt động diễn ra suôn sẻ.

– ĐẢM BẢO KIỂM SOÁT DỰ ÁN ĐÁNG TIN CẬY
Việc trì hoãn dự án luôn dễ dàng hơn so với việc quản lý một lịch trình đã bắt đầu di chuyển. Kiểm soát dự án vững chắc sẽ giúp bạn cảnh báo cho nhóm của mình về bất kỳ vấn đề thời gian nào có thể xuất hiện, tạo cơ hội cho họ hành động trước.

– ĐO LƯỜNG TIẾN ĐỘ
Đảm bảo rằng mọi thứ đang đi đúng hướng giúp dự án tiến tới hoàn thiện. Việc đo lường hiệu suất sẽ cũng cấp cho bạn thông tin quan trọng để đạt được mục tiêu và phù hợp với toàn bộ kế hoạch

– XÁC ĐỊNH CÁC PHỤ THUỘC NHIỆM VỤ.
Ngay cả khi bạn hiểu rằng không thể tránh khỏi sự chậm trễ, bạn có thể giảm thiểu tác động đó khi biết cách phân nhiệm vụ và sự kiện quan trọng được kết nối với nhau như thế nào. Phác thảo các yếu tố phụ thuộc vào nhiệm vụ để cung cấp cho nhóm của bạn một điểm khởi đầu. Các đồng nghiệp của bạn sẽ có thể sắp xếp lại các nhiệm vụ và xác định nơi có thể thay đổi lịch trình với mục đích ngăn chặn sự chậm trễ nhiều hơn.

– TÌM KIẾM CƠ HỘI CẢI TIẾN
Cố gắng đánh giá xem điều gì cản trở khả năng giao hàng đúng hạn của bạn. Xác định nguồn gốc của sự chậm trễ bằng cách phân tích dữ liệu hiệu suất. Đánh giá tất cả những lý do đã ngăn cản bạn duy trì công việc của mình và thực hiện bằng hành động ngay lập tức. Bạn càng tiết lộ nhiều vấn đề, bạn càng có cơ hội cải thiện quy trình phân phối của mình và tránh bị chậm trễ.

– TÌM NHỮNG MẶT TÍCH CỰC LIÊN QUAN ĐẾN SỰ CHẬM TRỄ
Ngay cả một khoảng thời gian ngắn cũng có thể cho phép bạn tự thiết kế lại và cải thiện chất lượng của công việc dự án. Và bạn biết mặt tích cực ở đây là gì không? Nó có thể ngăn bạn sản xuất một sản phẩm kém chất lượng. Do đó, hãy cố gắng định hình sự chậm trễ theo ý nghĩa tích cực cho nhóm của bạn, để họ nghĩ rằng họ đang làm việc trên một dự án có thể mang lại lợi ích cho khách hàng của bạn.

Sự chậm trễ đôi khi là sự rủi ro, đến bất ngờ khiến cho dự án gặp nhiều vấn đề nghiêm trọng. Tuy nhiên, với kinh nghiệm tốt và trách nhiệm với công việc của một người quản lý dự án sẽ giúp bạn có những cách xử lý hiệu quả và tối ưu nhất.

Nếu doanh nghiệp của các bạn còn đang gặp phải một trong những yếu tố chậm tiến độ công trình, hay các rủi ro chưa thật sự tìm ra được phương pháp phù hợp để ngăn chặn và khắc phục, hãy liên hệ ngay với IBOM qua HOTLINE : 0966.615.152. Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ thông tin, tư vấn chi tiết giải pháp cho các doanh nghiệp 24/7.